Strona główna Nowości w programie Dla Biur Rachunkowych Zalety elektronicznego archiwum dokumentów w biurze rachunkowym
Zalety elektronicznego archiwum dokumentów w biurze rachunkowym

Zalety elektronicznego archiwum dokumentów w biurze rachunkowym

379
0

Stosy dokumentów na biurkach, pełne teczki i półki w archiwum z wypełnionymi segregatorami. Taki widok towarzyszy wielu księgowym. Im więcej dokumentów ma firma tym istotniejsze jest ich uporządkowanie i archiwizacja. Ułatwieniem tego procesu jest archiwizacja elektroniczna, która niesie wiele korzyści nie tylko dla firm, ale także dla samych księgowych.

Podręczna wyszukiwarka dokumentów

Sytuacja, gdy klient prosi o znalezienie dokumentu sprzed kilku tygodni czy miesięcy, jest w biurach rachunkowych bardzo częsta. W takim przypadku księgowy musi ten dokument znaleźć w segregatorze, zeskanować, oryginał odłożyć na miejsce a kopię przesłać klientowi. Czas realizacji takiego zapytania często bywa bardzo wydłużony. O wiele łatwiej jest skorzystać z wyszukiwarki dokumentów w elektronicznym archiwum. Po zadanych parametrach szybko można odnaleźć potrzebny dokument, ponieważ wskazanie ramowych cech zawęża wyniki wyszukiwania. Co więcej, nie trzeba iść do archiwum z papierowymi dokumentami i przeszukiwać go, potrzebne działania ograniczają się do kilku kliknięć. To także znaczące i bardzo doceniane plusy tej formy archiwizacji, które odejmują księgowym w biurach dodatkowej pracy.

Wygoda korzystania z dokumentów online

To nie tylko podręczna wyszukiwania. To także bardzo wygodna praca z dokumentami na etapie samego księgowania. Mając skan dokumentu na ekranie nie trzeba zerkać do papierowego. Źródło informacji (czyli skan dokumentu księgowego) oraz miejsce wprowadzania tych informacji (np. SaldeoSMART czy program księgowy) są obok siebie, na jednym poziomie. Kiedy trzeba coś sprawdzić nie trzeba za każdym razem spoglądać do papieru, co nie tylko podnosi komfort pracy, ale także wpływa na jej przyspieszenie.

Stały dostęp do informacji

Warto też podkreślić ostatni aspekt elektronicznego archiwum dokumentów – stały dostęp do informacji. Do elektronicznego archiwum dokumentów SaldeoSMART można logować się zawsze i wszędzie, niezbędny jest tylko komputer i dostęp do internetu. Co ważne, aplikacja jest odpowiednio zabezpieczona, a jej Użytkownicy logują się z wykorzystaniem klucza SSL.

Stały dostęp do informacji jest zaletą bardzo często wskazywaną w kontekście wykorzystania aplikacji przez Firmy. Należy jednak pamiętać, że także księgowi w różnych, nieoczekiwanych okolicznościach potrzebują wglądu do dokumentów firmy. Służbowy wyjazd, szkolenie a klient dzwoni z pilnym pytaniem, na które tylko my możemy odpowiedzieć. Zdalny dostęp do elektronicznego archiwum na pewno to ułatwia, a klient jest zadowolony z wysokiego poziomu obsługi i oferowanego wsparcia.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Księgowość, rachunkowość, finanse, przedsiębiorczość. Jeden wszechstronny biuletyn.

Email marketing powered by FreshMail