Sprawdź dlaczego warto zainwestować w obieg dokumentów.
Strona główna Firma Sprawny obieg dokumentów – 5 sygnałów świadczących o tym, że go potrzebujesz
Sprawny obieg dokumentów – 5 sygnałów świadczących o tym, że go potrzebujesz
0

Sprawny obieg dokumentów – 5 sygnałów świadczących o tym, że go potrzebujesz

133
0

Problem z uzyskaniem akceptu na wszystkich dokumentach czy niejasna droga wystawienia każdego z nich? Opóźnienia, przestoje, zgubione dokumenty? To wszystko może świadczyć o tym, że obieg dokumentów w Twojej firmie nie działa jak należy. Zobacz, jakie sygnały świadczą o tym najdobitniej.

  1. Opóźnienia wynikające z nieskompletowania wszystkich potrzebnych dokumentów

Umowa powinna być wysłana do klienta pięć dni temu, ale nadal nie ma zaakceptowanego kosztorysu w dziale finansów, a dział produkcji nie wysłał ostatecznego harmonogramu? A do tego nie wiadomo, gdzie po drodze utknął projekt… Takie sytuacje to w wielu firmach standard, którego efektem są niepodpisane na czas umowy, a niekiedy nawet spore straty. Można tego uniknąć, wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, który czuwa nad tym, by wszystkie elementy były spięte w jednym miejscu.

  1. Brak jasności, która wersja dokumentu jest poprawna bądź ostatnia

Na wewnętrznym serwerze znajdujesz osiem wersji tego samego dokumentu? Jeden oznaczony jako „v.02”, drugi „v.11”, trzeci „v.ostateczna”, a czwarty „v.koncowa02”? Który z nich jest tak naprawdę tym ostatnim i obowiązującym? Który wydrukować i podpisać? Jeśli nad jednym dokumentem pracuje kilka osób i każda niezależnie zapisuje go w systemie czy na wspólnym dysku, to takich sytuacji trudno uniknąć. Chyba że nad drogą powstawania dokumentu czuwa aplikacja, która dba o to, by przekazywać właściwy plik do konkretnych osób. Oczywiście, uprzednio drogę każdego typu plików trzeba zdefiniować, ale kiedy to się zrobi, problem z tysiącem wersji przestaje istnieć.

  1. Brak jasności, do kogo wysłać dokument

Kolejnym problemem jest brak jasności w kwestii, kto powinien opiniować i akceptować dokument. W efekcie udostępnia się go wszystkim bądź utyka on u kogoś na długi czas. Jeśli do tego osoba ta o nim zapomni, to nierzadko opóźnienia związane z brakiem sprawnego przepływu papierów w firmie sięgają tygodni. A to przecież czas i pieniądze.

  1. Sporo czasu zmarnowanego na odszukanie dokumentów

Jedna z zasad produktywności mówi o tym, że jeśli wykonanie danego zadania zajmie Ci nie więcej niż dwie minuty, to nie powinieneś go odkładać, tyko od razu wykonać. Jeśli zatem w biurze ktoś potrzebuje określonego dokumentu, jego dostarczenie powinno być niemalże natychmiastowe – w końcu taka czynność nie powinna zajmować więcej czasu, niż jest przewidziane. Jeśli zdarza się, że pracownicy na dokumenty czekają, że szuka się ich długo i w związku z tym marnuje czas, to znak, że zarówno system przechowywania, jak i sposób odnajdywania plików nie są efektywne. Statystycznie (według badań Mikomax Smart Office) na szukanie dokumentów każdy pracownik marnuje 15 minut miesięcznie. Rocznie, przy 20 zatrudnionych pracownikach, to już 7,5 dnia pracy zmarnowanego na to, co można by osiągnąć za pomocą dobrze opisanego archiwum online, dostępnego 24 godziny na dobę w chmurze czy lokalnym serwerze.

  1. Wysokie koszty druku dokumentów

Czy wiesz, że 83% firm nie ma żadnej polityki ograniczania wydruków w firmie? (według wyników badania Samsunga). Z badania KPMG wynika, że każdy pracownik w Polsce drukuje średnio 50 kartek miesięcznie. Daje to ponad 11 mln ryz papieru w skali kraju. Nie chcesz nawet wiedzieć, ile to drzew. Druk to nie tylko działanie przeciwko ekologii – to również koszty. I to zarówno wykonania wydruków, jak i późniejszego ich przechowywania czy niszczenia. Dodatkowo im więcej papierów, tym większy bałagan. A przecież można dokumenty przechowywać w wersji elektronicznej i przekazywać je do kolejnych decyzyjnych osób w takiej właśnie formie – bez drukowania kilkunastu kolejnych wersji. Wystarczy wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów.

Jeśli którykolwiek z powyższych problemów dotyczy Twojej firmy (bądź, co gorsza, aż kilka z nich), to zdecydowanie warto rozważyć implementację elektronicznego obiegu dokumentów – aplikacji, która poradzi sobie z nimi wszystkimi.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail