Strona główna Klient Biura Rola archiwum dokumentów podczas pracy zdalnej
Rola archiwum dokumentów podczas pracy zdalnej
0

Rola archiwum dokumentów podczas pracy zdalnej

0
0

Home office przyspieszyło proces cyfryzacji. Okazało się, że elektroniczne dokumenty są koniecznością w każdej firmie, a przechowywanie ważnych informacji w papierowej wersji w biurze zdecydowanie utrudnia pracę. Dzięki obecnej technologii wcale nie trzeba wychodzić z domu, aby od ręki uzyskać dostęp do danych oraz przekazać je innym pracownikom bądź księgowości.

Narastająca liczba ważnych faktur, umów i pism – to codzienność, z którą mierzą się firmy. A trzeba jeszcze pomyśleć o ich odpowiednim przechowywaniu i oznaczeniu. To niejedyne wyzwanie. Jak pokazują badania Ray Morgan Company z 2018 roku, przeprowadzone w Stanach Zjednoczonych, w firmach gubi się nawet 8% dokumentów. Pociąga to za sobą znaczące koszty, bowiem średnia kwota odtworzenia takiego utraconego dokumentu sięga nawet 220 dolarów. 30% badanych przedsiębiorstw jednoznacznie stwierdza, że nie jest przygotowane na takie niespodziewane przeszkody. Pomocą w takich sytuacjach staje się więc stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów.

Dlaczego warto mieć archiwum dokumentów?

Istnieje kilka kluczowych powodów, które uzasadniają wdrożenie e-archiwum. Takie wirtualne repozytorium:

  1. Ułatwia dostęp do plików podczas pracy zdalnej lub hybrydowej

Home office sprawił, że elektroniczne archiwum stało się koniecznością. Dzięki niemu każdy uprawniony pracownik może w dowolnej chwili sprawdzić coś w dokumentach i dalej kontynuować pracę w domu. Z kolei zaawansowana wyszukiwarka pozwala łatwo odszukać potrzebny plik. Wystarczy posłużyć się którymś z przyjętych kryteriów, np. użyć daty powstania pliku lub specjalnych tagów.

Podobnie dzieje w przypadku tzw. zespołów rozproszonych. Praca w nich niejednokrotnie wymaga szybkiej wymiany informacji między osobami działającymi zarówno w domu, jak i w biurze. Użycie elektronicznego repozytorium daje jednocześnie dostęp całemu zespołowi do ważnych plików. Ponadto, zawsze istnieje możliwość dodania nowych dokumentów, wystarczy odczytać dane z papierowych odpowiedników. Dzięki temu nie trzeba wykonywać dwukrotnie tej samej czynności.

  1. Ułatwia przekazywanie dokumentów do księgowości

Dotychczas niezbędne faktury i pisma przynoszono do działu księgowego w przedsiębiorstwie lub przekazywano do biura rachunkowego współpracującego z firmą. Obecnie wystarczy tylko na bieżąco je skanować i dodawać do archiwum z odpowiednimi oznaczeniami. W przyszłości pliki będzie można edytować, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jest to korzystne z punktu widzenia księgowych, ponieważ otrzymują dokumenty na bieżąco, a ważne pliki się nie gubią. Rozwiązanie jest zatem istotne zarówno dla księgowych, jak i pracowników firm.

  1. Ułatwia akceptację i przekazywanie dokumentów między pracownikami w przedsiębiorstwie

W dobie home office przekazywanie dokumentów między członkami zespołu nie musi być wcale skomplikowane. Wystarczy je zeskanować i dodać do elektronicznego archiwum, aby następnie przesłać je do osób, które potrzebują danego pliku.

W programie można także archiwizować pisma i umowy, do których dostęp mają inni pracownicy. Co ważne, do wersji elektronicznej ma wgląd każda uprawniona osoba, dlatego nie trzeba już drukować umów w kilku kopiach.

Podczas pracy zdalnej niezbędny staje się również obieg dokumentów. Przed wdrożeniem go warto opracować ścieżkę przepływu plików i przyznać uprawnienia konkretnym osobom z zespołu. Te działania ułatwią systemy takie jak SaldeoSMART.

Dlaczego warto przesyłać dokumenty księgowemu online Dlaczego warto wykorzystać elektroniczne archiwum dokumentów do przekazywania dokumentów do księgowości? Przeczytaj nasz artykuł.

Dodatkowa korzyść z archiwum dokumentów

Utrzymywanie papierowego repozytorium niewątpliwie wiąże się również z kosztami, a te są niebagatelne, zwłaszcza w przypadku większych przedsiębiorstw. Jeśli założymy, że pracownik zużywa średnio 50 kartek miesięcznie, możemy policzyć, jakie koszty generuje zakup papieru dla 30-osobowej firmy. Rocznie jest to ponad 400 złotych, które można by przeznaczyć na inne wydatki. Wdrożenie elektronicznego archiwum pozwala zatem uzyskać odczuwalną oszczędność dla przedsiębiorstwa.

Choć w wielu firmach nie można dziś po prostu zanieść dokumentów osobie, która ich potrzebuje, pracownicy wciąż mają szansę wykonywać swoje zadania bez przeszkód. Wystarczy skaner lub – w przypadku mniejszej liczby dokumentów – telefon z funkcją skanera, aby stworzyć elektroniczne wersje plików i dodać je do e-archiwum. Dzięki niemu przekażemy pliki do innych osób z zespołu oraz zredukujemy koszty. A to sprawi, że praca z domu będzie efektywna i wygodna.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail