Strona główna Firma Reorganizacja w firmie – kiedy wprowadzenie procedur jest niezbędne?
Reorganizacja w firmie – kiedy wprowadzenie procedur jest niezbędne?
0

Reorganizacja w firmie – kiedy wprowadzenie procedur jest niezbędne?

4
0

Marzeniem każdego przedsiębiorcy jest stworzenie solidnej i rozpoznawalnej marki, za plecami której stoi stabilna firma. Dlatego kiedy rozpoczynamy przygodę z prowadzeniem biznesu to nie zastanawiamy się zbytnio nad strukturą organizacyjną firmy, odkładając ewentualne zmiany na później. Problem zaczyna się wówczas, gdy przedsiębiorstwo zaczyna się rozrastać, a co za tym idzie, zespół stale się powiększa, a klientów przybywa. „Rodzinny” system zarządzania przestaje być skuteczny i konieczne jest wprowadzenie procedur, które uporządkują działania pracowników i jednocześnie zwiększą ich wydajność. Kiedy pomyśleć o reorganizacji firmy i jak przeprowadzić ją bezboleśnie?

Kiedy firma potrzebuje reorganizacji?

Największym problemem firm reprezentujących tzw. mikrozarządzanie jest przyzwyczajenie przedsiębiorców do partycypowania w podejmowaniu każdej decyzji związanej z firmą. Mimo że system ten doskonale sprawdza się w małych przedsiębiorstwach obsługujących niewielu klientów, nie oznacza to, że znajdzie zastosowanie wówczas, kiedy pracowników i klientów będzie zdecydowanie więcej. W takiej sytuacji firma zazwyczaj ma do czynienia z problemem wąskiego gardła, gdzie zarząd po prostu nie nadąża z podejmowaniem decyzji, przez co opóźnia pracę całego przedsiębiorstwa i wywołuje frustrację u reszty pracowników. Wówczas to ostatni dzwonek na to, aby przeprowadzić strukturyzację i powołać kadrę kierowniczą, która będzie odpowiadała za egzekwowanie wcześniej ustalonych procedur i sprawowanie kontroli nad resztą zespołu.

Pojawienie się wąskiego gardła na linii zarząd – pracownicy to nie jedyna sytuacja, kiedy powinniśmy pomyśleć o zmianie stylu zarządzania. Reorganizację warto rozpatrzyć również wtedy, gdy liczebność zespołu przekracza 15 osób lub po prostu jesteśmy zmęczeni ciągłym podejmowaniem nawet najbardziej błahych decyzji.

Trudny wybór kadry kierowniczej

Powołanie kadry kierowniczej i wyposażenie jej w narzędzia niezbędne do samodzielnego podejmowania decyzji to najtrudniejsza decyzja dla przedsiębiorcy, zwłaszcza takiego, który lubi mieć kontrolę nad wszystkimi działaniami w firmie. Już sam wybór odpowiednich osób na to stanowisko może przyprawić o zawrót głowy. Czy powinny to być osoby z zespołu? A może warto zaryzykować i zrekrutować kogoś z zewnątrz? Jeżeli chcemy mieć pewność, że powierzymy firmę w ręce kogoś, kto doskonale zna zarówno produkt, jak i cały swój zespół, to zdecydujmy się na awans najzdolniejszych pracowników.

Jak każde rozwiązanie, również wewnętrzne awanse posiadają swoje ciemne strony. Z pewnością należą do nich konflikty na tle interpersonalnym, których źródła należy upatrywać w wywołaniu oporu i poczucia niedocenienia u reszty pracowników. Kadra kierownicza ma przede wszystkim pełnić rolę łącznika między zespołem a zarządem, co nie zawsze idzie w parze z całkowitą aprobatą wszystkich członków zespołu. I choć zawsze może pojawić się ktoś, kto zakwestionuje naszą decyzję, to o wiele więcej problemów przysporzy nam zatrudnienie osoby z zewnątrz.

Sztuka mądrego budowania procedur

Budowanie procedur to nic innego jak przypisywanie konkretnym sytuacjom z góry ustalonych wzorców postępowania. Takie rozwiązanie usprawnia pracę całego przedsiębiorstwa i zwiększa efektywność realizacji typowych i często powtarzających się zleceń. Aby system ten był skuteczny i przede wszystkim – akceptowany przez resztę pracowników, należy najpierw skrupulatnie opracować niezawodne metody działania, a następnie zapoznać z nimi każdego członka zespołu. Co istotne, musimy dokładnie wyjaśnić cel wprowadzenia danej procedury oraz wagę, jaką dla jego osiągnięcia ma każdy z poszczególnych jej etapów. Nie ma bowiem nic gorszego od obowiązku przestrzegania bezsensownych standardów, które nie robią nic poza wrzucaniem pracowników w sztywne ramy.

Dobrze zbudowana procedura to nie wszystko. Wraz z dynamicznym rozwojem firmy koniecznie jest modyfikowanie na bieżąco wcześniej ustalonych schematów postępowania. Nieaktualne czy nieadekwatne do nowych sytuacji procedury to zmora wielu przedsiębiorstw, dlatego warto od początku trzymać rękę na pulsie i nie zwlekać z wprowadzaniem istotnych zmian!

Ufaj i kontroluj – monitoring kierownictwa

Kiedy w firmie prym wiedzie płaska struktura organizacyjna, odpowiedzialność zarówno za dokonane wybory, jak i za popełnione błędy, po prostu się rozmywa. Dlatego też decydując się na strukturyzację przedsiębiorstwa musimy wzbudzić w kierownikach poczucie odpowiedzialności i pełną decyzyjność. Proces ten nie należy do najprostszych, ale bez kadry kierowniczej – świadomej swojej władzy oraz jej wpływu na losy firmy – przedsiębiorstwo narażone jest na straty z tytułu gromadzących się niedopatrzeń. Dlatego też zanim powierzymy w cudze ręce losy swojej firmy, najpierw zadbajmy o ustalenie odpowiedniej formy kontroli. I choć na pierwszy rzut oka „kierownik kontrolowany” mało ma wspólnego z samodzielnym stanowiskiem, to w rzeczywistości nawet w największych firmach jest to wciąż jedna z najlepszych form zabezpieczania się przed ewentualnymi kłopotami.

Rozrastająca się firma to przede wszystkim więcej klientów i konieczność wprowadzenia zupełnie nowych narzędzi do ich obsługiwania. Zanim jednak podejmiemy pierwsze kroki mające na celu bezpowrotne rozstanie się z „rodzinną” polityką zarządzania przedsiębiorstwem, należy najpierw porozmawiać ze swoim zespołem i poinformować go o zamiarach oraz racjonalnych celach, dla których decydujemy się na tak rewolucyjne zmiany. Wbrew powszechnemu przekonaniu, wprowadzenie procedur nie ma nic wspólnego z podbramkową sytuacją firmy czy chęcią ograniczenia wolności jej pracownikom – wręcz przeciwnie, zazwyczaj jest oznaką biznesowej dojrzałości, dynamicznego rozwoju oraz konieczności przygotowania się na nowe wyzwania.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail