Strona główna Firma Posprzątaj biurko! Dzień Sprzątania Biurka z SaldeoSMART
Posprzątaj biurko! Dzień Sprzątania Biurka z SaldeoSMART
0

Posprzątaj biurko! Dzień Sprzątania Biurka z SaldeoSMART

38
0

Dziś Dzień Sprzątania Biurka. Jak wygląda Twoje? Czyściutkie i bez jednego zbędnego papierka czy może dość poważnie obciążone stosami dokumentów, gadżetami a nawet pustymi opakowaniami po batonikach? Niezależnie od tego czy jesteś pracownikiem czy szefem, powinieneś zadbać o czyste biurko. Podpowiemy Ci jak.

Zagracone biurko to:

  • Zmarnowany czas na szukanie dokumentów i potrzebnych narzędzi – nawet do 4,3 godzin tygodniowo! (wg National Association of Professional Organisations, 2012).
  • Więcej bakterii, a na biurku jest ich nie mało. Według specjalistów (Badania Clorox Corporation), na niektórych biurkach można spotkać aż 500 różnych szczepów bakterii, przy czym męskie biurka, są około 10-20% bardziej zanieczyszczone niż biurka Pań.
  • Gorsza opinia w oczach szefa (automatycznie uznajemy, że osoba, która ma chaos wokół siebie, ma go również … w głowie).
  • Niższa produktywność i kreatywność. Stare przysłowie „Co z oczu, to z serca” ma zastosowanie również w kontekście biurka w biurze. Zgodnie z teorię praktyka produktywności Getting Things Done Davida Allena, jeśli stale widzisz coś, co przypomina ci o zadaniu do wykonania, rozpraszasz się i zajmujesz umysł czymś, co w tym momencie jest ci niepotrzebne. Im mniej rzeczy leży na biurku, tym łatwiej ci się skupić i tym bardziej jesteś produktywny, bo twój umysł nie krąży wokół leżącej na biurku rzeczy (np. niezapłaconej faktury).

Jak zachować porządek na biurku?

  • Kup plastikowe rynienki na drukowane dokumenty i korespondencję. Dzięki temu będziesz mieć coś w rodzaju fizycznej skrzynki odbiorczej na Twoim biurku, a papiery nie będą wszędzie rozrzucone,
  • Zadbaj o to, by mieć pod ręką kosz na śmieci. Nawet mały. Jeśli musisz wstać od biurka by coś wyrzucić, masz większe szanse na to, że będziesz gromadzić niepotrzebne papiery lub puste opakowania,
  • Wszystkie ważne dokumenty skanuj i przechowuj w formie elektronicznej. Jeśli nie musisz mieć ich papierowej kopii (np. w związku z wymogiem prawa), od razu po zeskanowaniu i umieszczeniu dokumentu w elektronicznym archiwum zniszcz papierowy dokument. Pamiętaj, by po skanowaniu nadać dokumentowi odpowiednie etykiety, by łatwo było go odnaleźć w systemie!
  • Każdego tygodnia, najlepiej w piątek (dzięki temu w poniedziałek zaczniesz tydzień od wyczyszczonych spraw), zajmij się wszystkimi dokumentami z rynienki. Wyrzuć niepotrzebne papiery. Jeśli masz wątpliwości, odłóż dokument do rynienki, ale jeśli tydzień później wpadnie ponownie w twoje ręce i okaże się, że przez cały tydzień go nie potrzebowałeś – wyrzuć go.
  • Minimalizuj ilość papierowych, drukowanych dokumentów. Świetnie pomaga w tym elektroniczny obieg dokumentów (który dodatkowo przyspiesza czas pracy nad każdym dokumentem).
  • Jeśli posiadasz SaldeoSMART, zadbaj o to, by w firmie istniała polityka automatycznej rejestracji wszystkich przychodzących i ważnych dokumentów. Dzięki temu każdy dokument będzie dostępny w wersji elektronicznej a jego papierowa wersja może nawet nie trafić fizycznie na biuro twoje bądź innych pracowników w firmie,
  • Przyporządkuj każdej rzeczy jedno stałe miejsce. Takiej zasadzie hołduje się np. w filozofii.
  • Nie przechowuj więcej niż 1-2 osobistych rzeczy na biurku (np. jedna ramka ze zdjęciem). W przeciwnym razie, rzeczy te, będą cię rozpraszać.
  • Eliminuj duplikaty dokumentów (oraz wszelkich innych gadżetów – przecież nie potrzebujesz 14 długopisów ani 3 kompletów żółtych karteczek.
  • A skoro o karteczkach samoprzylepnych mowa – uważaj na nie. Jeśli obkleisz nimi cały monitor, tracą swoją moc przypominania o zadaniach. Nie powinieneś mieć ich więcej niż 2-3. A najlepiej ustaw przypominajkę elektroniczną!

Wszystkie te zasady wydają się proste, ale jeśli należysz do osób, które są „biurowymi chomikami” lub masz wokół siebie zawsze „twórczy chaos” to ich wdrożenie niekoniecznie będzie proste. Może potraktuj to zadanie jako nowe postanowienie noworoczne? A jeśli jeszcze nie masz elektronicznego archiwum dokumentów oraz automatycznej rejestracji dokumentów, skontaktuj się z nami!

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Księgowość, rachunkowość, finanse, przedsiębiorczość. Jeden wszechstronny biuletyn.

Email marketing powered by FreshMail