Strona główna Klient Biura Po co mi skanowanie faktur?
Po co mi skanowanie faktur?
0

Po co mi skanowanie faktur?

114
0

Każdy mały przedsiębiorca, stojąc przed koniecznością wydania nawet 10 zł na sprzęt bądź firmowe oprogramowanie, analizuje korzyści, przelicza zyski i zastanawia się na ile dana zmiana w funkcjonowaniu jego firmy może przełożyć się na korzyść dla biznesu.  Kiedy oprogramowanie do odczytywania dokumentów będzie taką korzystną zmianą?

Czy zawsze opłaca się zainwestować w oprogramowanie do skanowania faktur?

Choć pewnie będzie to dość dziwna odpowiedź, to musimy tu szczerze odpowiedzieć – nie. Nie każdemu opłaca się inwestować w takie oprogramowanie. Nie przyniesie ono korzyści firmie z sektora MŚP w dwóch przypadkach:

  • Kiedy firma jest firmą mikro lub małą i w ramach swojej działalności przetwarza w skali miesiąca zaledwie kilka – kilkanaście faktur. Dzieje się tak wtedy, kiedy np. firma pracuje dla jednego głównego zleceniodawcy (lub 3-4 mniejszych) i należy do tego obszaru działalności, która praktycznie nie generuje dodatkowych kosztów (np. ogromna rzesza samozatrudnionych).
  • Kiedy firma korzysta z usług nowoczesnego biura księgowego, już korzystającego z SaldeoSMART (i to biuro księgowe udostępnia swoim klientom archiwum online oraz – dzięki temu, że posiada SaldeoSMART może umożliwiać klientom dostarczanie dokumentów w formie skanów czy zdjęć).

Po co zatem firmie program do skanowania faktur?

W firmie, która prowadzi samodzielną księgowość i zatrudnia pracownika (lub pracowników ) do obsługi księgowej takie oprogramowanie jak SaldeoSMART, czyli program do skanowania faktur, pomaga poprzez:

Redukcję kosztów obsługi dokumentów

Brak konieczności ręcznego wprowadzania faktur do systemu to oszczędność czasu. Podgląd wyglądu dokumentu na ekranie – mniejsza ilość błędów. Skanowanie faktur za pomocą systemów OCR obniża koszty wprowadzenia dokumentów.

Możliwość pracy w systemie rozproszonym

A to oznacza znów oszczędność czasu i co za tym idzie kosztów – bo pracownik może sięgnąć do dokumentów niezależnie od lokalizacji, może je przesłać w formie elektronicznej do księgowej, która od razu ma je w systemie, może wygenerować dokument (np. fakturę) niezależnie od tego, gdzie się znajduje – a to wszystko jest czas, który da każdego przedsiębiorcy w bardzo prosty sposób przekłada się na pieniądz.

Redukcję czasu potrzebnego do wyszukiwania dokumentów

Zamiast szukać w segregatorach czy rozproszonych u różnych osób plikach, oprogramowanie umożliwia dostęp do posegregowanych i opisanych dokumentów (nie tylko księgowych). To oszczędność czasu. Jak duża? Dla każdej firmy inna, ale średnio pracownicy tracą około 38 godzin rocznie* na szukaniu dokumentów, które gdzieś się zagubiły, zawieruszyły lub zostały źle umieszczone. To prawie tydzień pracy pracownika. Stać cię na to?

Warto też zwrócić uwagę na dodatkowe korzyści, (które również niosą korzyść finansową, choć nie wprost): wyższy poziom zadowolenia pracowników korzystających z nowoczesnych i szybkich rozwiązań (a dzięki temu większa lojalność i niższa rotacja personelu), łatwiejsze przetwarzanie dokumentów i szybki oraz łatwy dostęp do archiwalnych dokumentów (krótszy czas wdrożeń nowych pracowników) oraz możliwość bardziej efektywnego planowania wydatków i kontroli nad finansami dzięki możliwości tworzenia różnego rodzaju zestawień i raportów.

Jeśli do tej pory zastanawiałeś się po co Ci skanowanie faktur to mamy nadzieję, że już rozwialiśmy Twoje wątpliwości!

*bad. Brother International Corporation, 2010

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail