Strona główna Firma Jak pomóc klientom w obsłudze archiwum online?
Jak pomóc klientom w obsłudze archiwum online?
0

Jak pomóc klientom w obsłudze archiwum online?

118
0

Dostęp do archiwum online – czy to w chmurze, czy na firmowych serwerach – to ogromne ułatwienie i oszczędność czasu dla każdej firmy. Niestety, praktyka biur rachunkowych pokazuje, że niektórzy klienci miewają trudności z przystosowaniem się do nowego sposobu korzystania z archiwum. Jak przekonać do tego klientów?

Technologia i oprogramowanie zmienia sposób prowadzenia biznesu. Nie tylko możemy błyskawicznie przesyłać wiadomości czy dokumenty, ale mamy też zdalny dostęp do archiwów i repozytoriów, dzięki czemu praca zdalna, nawet z drugiego końca świata, nie stanowi żadnego problemu. Wiele firm swobodnie korzysta z tych udogodnień, ale w licznych nadal królują papierowe wersje dokumentów. A to strata – czasu, efektywności, finansów. Jak zachęcić klientów do pełniejszego korzystania z archiwum online? Mamy na to kilka wypracowanych praktycznych sposobów.

„Nie wiem jak” – demonstracja działania archiwum

Pierwszym krokiem w niwelacji obaw klienta związanych z korzystaniem z archiwum online jest pokazanie mu, jak system działa. Można to zrobić podczas osobistego spotkania bądź za pomocą zdalnej nawigacji (nawet przez Skype’a). Ważne, by klient wiedział, skąd się biorą w systemie dokumenty, jak je wyszukiwać, kopiować czy przenosić, i by czuł się bezpiecznie (wiedział, że niczego nie zepsuje ani nie skasuje plików).

„Nie wiem, czy to dobre dokumenty” – demonstracja sposobu sprawdzania poprawności

Powodem, dla którego klienci biur wolą dokument w wersji papierowej bądź skan, jest obawa, że wersja elektroniczna nie jest poprawna. W rozwianiu tej obawy pomaga zademonstrowanie procesu sprawdzania poprawności plików (podglądu dokumentu i porównywania każdej komórki z wersją elektroniczną). Jeśli klienci wiedzą, jak to działa, obawy znikają.

„Nie wiem gdzie” – ustalanie intuicyjnych nazw

Kolejna obawa to nieumiejętność odnalezienia danego dokumentu, marnowanie czasu na przeszukiwanie i poczucie zagubienia w natłoku plików. Problem ten pomoże rozwiązać przyjęcie nomenklatury zaakceptowanej bądź wypracowanej we współpracy z klientem. Jeśli będzie on rozumiał, w jakim systemie ułożone są pliki, jak są zatytułowane i gdzie co się znajduje, to będzie mu łatwiej odnaleźć potrzebne dokumenty.

„Nie mam czasu” – zachęcanie do samodzielnego korzystania

Niekiedy klienci (pozornie) nie mają już żadnych obaw, wiedzą, jak co działa, ufają, że dokumenty są poprawnie zapisane, i wiedzą, gdzie ich szukać, ale i tak… piszą do biura rachunkowego e-maile z prośbą o przygotowanie dokumentów. Co w takiej sytuacji zrobić? Najlepiej po prostu zachęcić klienta do samodzielnego wyszukania danych plików, pokazując mu (np. mailowo) ścieżkę postępowania. W przypadku tych bardziej „opornych” pomaga wprowadzenie czasu oczekiwania. Jeśli klient ma czekać na otrzymanie ważnego dokumentu godzinę czy dwie, a jednocześnie dostanie informację na temat tego, jak może to zrobić sam natychmiast, prędzej czy później zacznie nieprzymuszony korzystać swobodnie z systemu.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Księgowość, rachunkowość, finanse, przedsiębiorczość. Jeden wszechstronny biuletyn.

Email marketing powered by FreshMail