Strona główna Klient Biura Obieg dokumentów w zasięgu ręki
Obieg dokumentów w zasięgu ręki
0

Obieg dokumentów w zasięgu ręki

70
0

Prowadzisz niewielką firmę i wydaje Ci się, że nie stać Cię na system do obiegu dokumentów? A może uważasz, że takie oprogramowanie zarezerwowane jest wyłącznie dla największych firm? W codziennej pracy z naszymi klientami często spotykamy się z podobnymi obiekcjami. Dziś postaramy się wyjaśnić, że elektroniczny obieg to rozwiązanie, z którego mogą korzystać podmioty zatrudniające nawet kilka osób. W dodatku jest ono w zasięgu finansowym każdej firmy.

Na piechotę z dokumentami – codzienność najmniejszych firm

Czy system do obiegu dokumentów jest potrzebny mikroprzedsiębiorstwom, których pracownicy często siedzą w jednym, wspólnym biurze i samodzielnie radzą sobie z dokumentacją? Na tym etapie niekoniecznie, ale…

Z naszych obserwacji wynika, że firmy zaczynają dostrzegać szczególną potrzebę wdrożenia obiegu dokumentów dopiero w momencie, gdy biznes zaczyna się szybko rozrastać, a jego właściciele inwestują swoje środki i siły w zatrudnienie nowych osób. Lawinowo przybywa wówczas dokumentów napływających zarówno z zewnątrz firmy, jak i od samych pracowników, a dotychczas stosowane schematy postępowania i procedury przestają być wystarczające. Nie brakuje więc w takich biurach pracowników obciążonych dokumentacją, którzy usiłują poradzić sobie ze wszystkim „na piechotę”, czyli bez wsparcia dedykowanych systemów komputerowych. Brzmi niełatwo, nieprawdaż? A przecież można się do tego zawczasu przygotować! Nasza dobra rada? Każde mikro- i małe przedsiębiorstwo powinno pomyśleć o narzędziu do obiegu dokumentów, które pomoże w uporządkowaniu pracy, ułatwi współpracę z księgowością, a także przygotuje firmę na dalszy rozwój.

Obieg dokumentów – z czym to się je?

Czego można oczekiwać od elektronicznego obiegu dokumentów? Opowiemy na przykładzie SaldeoSMART! Nasz system mogą wdrożyć firmy zatrudniające już 10 pracowników. Cechuje go pełna elastyczność – został zaprojektowany tak, by uwzględniać specyfikę każdej firmy. Pracownicy posiadający uprawnienia mogą samodzielnie konfigurować program – zmieniać proces obiegu dokumentów, tworzyć własne typy dokumentów i dołączać je do działającego systemu. Co więcej, system do elektronicznego obiegu jest w pełni skalowalny, a to oznacza, że nie ma w nim ograniczeń i poradzi sobie z dowolną ilością faktur. Jednocześnie każda firma może w prosty sposób samodzielnie rozbudowywać narzędzie, tworząc dowolną ilość obiegów. Właśnie dlatego jesteśmy pewni, że SaldeoSMART nie tylko zaspokoi bieżące potrzeby małego biznesu, ale – co niezwykle ważne – nie stanie się bezużyteczny za kilka lat, ponieważ rośnie i zmienia się razem z firmą.

Obieg w pełni elektroniczny

Co sprawia, że nasz elektroniczny obieg jest rozwiązaniem nie tylko efektywnym, ale też szybko działającym? Tajemnica tkwi w niezwykle skutecznym mechanizmie OCR – połączoną z systemem aplikacją,  której zadaniem jest odczytywanie  z dokumentów kluczowych danych. By wprowadzić dokument w obieg, nie musisz go ręcznie przepisywać – wystarczy go zeskanować i nadać mu odpowiednią ścieżkę!

Łatwy w obsłudze obieg dokumentów

Wszystkie funkcjonalności elektronicznego obiegu brzmią świetnie, ale jak to wygląda w praktyce i czy jest on łatwy w obsłudze? Pomyśleliśmy również o tym! Komfort użytkowników to dla nas priorytet i dlatego SaldeoSMART wyróżnia się przyjaznym, intuicyjnym interfejsem, którego działanie nie nastręczy problemów nawet starszym pracownikom firmy. Choć zakres możliwości systemu może onieśmielać, nie należy się go bać. Podczas wdrożenia będą z Tobą pracować wykwalifikowani specjaliści, którzy skonfigurują ścieżki obiegu dokumentów w oparciu o indywidualne potrzeby firmy i przeszkolą Twoich pracowników z obsługi aplikacji. Cały proces potrwa nie dłużej niż 3 miesiące, a system będzie działał już od pierwszego dnia po wdrożeniu. Najlepszy sposób na zweryfikowanie, czy obieg dokumentów funkcjonuje poprawnie, to sprawdzenie go w praktyce. Nie zostaniesz jednak bez pomocy – możesz liczyć na opiekę powdrożeniową. No dobrze, ale od czego zacząć? Zazwyczaj sugerujemy naszym klientom, by zaczęli pracę z systemem od obiegu faktur, z czasem poszerzając korzystanie z narzędzia o inne typy dokumentów – umowy, pisma. Pozwoli to na stopniowe oswojenie się użytkowników z obsługą aplikacji. Wkrótce, gdy będą już swobodnie obsługiwali cały system, zarządzanie wieloma typami dokumentów nie sprawi im żadnego problemu!

Obieg dokumentów dla małej firmy

Nowoczesne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązania dające nieocenione wsparcie w biznesie. Przekonujemy, że mogą sobie na nie pozwolić również małe i średnie podmioty. Firma, która zdecyduje się na poniesienie stosunkowo niewysokich kosztów wdrożenia obiegu, pozbędzie się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności – zyska porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji. Inwestycja w elektroniczny obieg umożliwi Ci rozwój w wymiarze, który bez tego rozwiązania byłby niemożliwy do osiągnięcia.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail