Strona główna Firma Obieg dokumentów w firmie – jak go usprawnić?
Obieg dokumentów w firmie – jak go usprawnić?
0

Obieg dokumentów w firmie – jak go usprawnić?

1.62K
0

Na szukaniu tego, który nas akurat interesuje, nierzadko tracimy kilka godzin, a na kolejne faktury i umowy zaczyna już brakować miejsca w szafie. Jak więc zaoszczędzić trochę czasu, miejsca i stresu związanego z bałaganem w firmowych dokumentach? Podpowiadamy, co zrobić, aby właściwie zarządzać dokumentami w firmie i usprawnić ich obieg w przedsiębiorstwie.

Firma jak organizm

Tak jak w organizmie do sprawnego funkcjonowania potrzebna jest praca wszystkich jego członków, tak samo właściwe funkcjonowanie firmy zapewniają pracujący w niej ludzie. Dlatego też aby dokumenty w przedsiębiorstwie przemieszczały się sprawnie i płynnie, dbać o to musi każdy jeden pracownik. Najlepiej jest ustalić dla wszystkich odgórne zasady postępowania z dokumentami. Powinny być one opisane i ponumerowane w jednolity sposób, a następnie chronologicznie posegregowane według ustalonych reguł. Jednakże tradycyjna archiwizacja dokumentów jest bardzo czasochłonna, a także wymaga dużej sumienności i dokładności ze strony pracowników. Aby zaoszczędzić czas i ułatwić wszystkim pracę, warto zdecydować się na elektroniczne przechowywanie dokumentów.

E-dokumenty

Najlepszym sposobem na usprawnienie obiegu dokumentów w firmie jest przechowywanie ich w formie elektronicznej. Dzięki temu możemy pozbyć się pękającej w szwach szafy, łatwo odnaleźć interesujące nas dokumenty oraz zapewnić ich właściwy przepływ. W tym przypadku również należy pamiętać o kilku zasadach. Dokumenty powinny być zapisywane w określony sposób i w określonym folderze. Należy je odpowiednio nazwać, tak aby ich późniejsza klasyfikacja była szybsza. Pliki z dokumentami warto opatrzyć datą oraz dla pewności utworzyć ich kopię. Mogą być one przechowywane na komputerach pracowników, jednak lepiej jest zamieścić je w „chmurze”. Dzięki temu, za pośrednictwem internetu, skorzystać z nich będzie mógł każdy w dowolnej chwili.

Nadaj dokumentom odpowiedni kierunek z SaldeoSMART

Obieg Dokumentów SaldeoSMART jest nowoczesną aplikacją, która pomoże Ci usprawnić obieg dokumentów w firmie. Dzięki systemowi OCR nie musisz ich ręcznie opisywać i wprowadzać do obiegu. To system sam wykryje odpowiednie dane i zrobi to za Ciebie. Wszystkie dokumenty wędrują do dostępnego 24 godziny na dobę uporządkowanego archiwum, w którym szybko i sprawnie odnajdziesz interesującą Cię pozycję, a w razie konieczności dokonasz w niej odpowiednich zmian. SaldeoSMART pozwoli Ci zmniejszyć koszty, zaoszczędzić czas, usprawnić pracę oraz zoptymalizować przepływ dokumentów w firmie, które dzięki e-archiwum możesz monitorować na bieżąco. Ryzyko zagubienia ważnej faktury zostaje ograniczone do minimum. Zaufaj SaldeoSMART już dziś!

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Księgowość, rachunkowość, finanse, przedsiębiorczość. Jeden wszechstronny biuletyn.

Email marketing powered by FreshMail