Strona główna Klient Biura Nie tylko Excel! Oprogramowanie pomocne firmie
Nie tylko Excel! Oprogramowanie pomocne firmie
0

Nie tylko Excel! Oprogramowanie pomocne firmie

0
0

Jakie oprogramowanie warto rozważyć już na początku biznesu?

Inwestycja w oprogramowanie, kiedy dopiero zacząłeś prowadzić biznes, wydaje ci się zbyt dużym kosztem? Przemyśl to, bo nowoczesne systemy IT dostępne w opcji SaaS (model abonamentowy) nierzadko kosztują grosze (a wiele dla małego biznesu jest całkowicie za darmo), a mogą pomóc ci zaoszczędzić mnóstwo pracy i czasu, a nawet wskazać właściwy kierunek rozwoju!

Zarządzanie zadaniami i / lub projektami

Rozpoczęcie działalności to najczęściej praca w pojedynkę. Zanim zatrudnisz pierwszego pracownika, może minąć trochę czasu. Ważne zatem by być jak najbardziej efektywnym, planować zadania i monitorować ich realizację.

Co możesz wykorzystać? Jedną z kilkuset aplikacji dostępnych za darmo bądź niewielką opłatą. Najpopularniejsze to Todoist, Asana, Flow, Easynote, Trello, Meister Task, Easynote, a do zarządzania projektami Redmine, Teamwork, Teamweek, Freedcamp, ale są ich tak naprawdę dziesiątki.

Warto przed wybraniem systemu przemyśleć, do czego chcesz go używać – czy będziesz korzystał z niego z zespołem, czy sam, czy program musi mieć wersję mobilną, czy powinien być zintegrowany z kalendarzem, w jakiej metodologii chcesz zarządzać projektami itd.

Nie ma jednego, idealnego systemu do zarządzania zadaniami lub projektami. Każdy ma nieco inne funkcje, inny interfejs, inną metodologię, która leżu u podstaw systemu. Warto próbować i testować, zanim zdecydujesz się na jeden konkretny system. Większość programów SaaS ma wersję demo działającą przez 14 – 28 dni lub wersję darmową dla jednego użytkownika (często okrojoną).

Nie ulega jednak wątpliwości, że jest to coś, co musisz mieć, jeśli myślisz o efektywności.

Zarządzanie klientami (CRM) i procesem sprzedaży

Jeśli twój biznes opiera się o kontakt z klientami (np. usługi), to musisz zainwestować w system do zarządzania klientami. Na szczęście nie musisz inwestować dużo. Takie systemy jak HubSpot, ZohoCRM czy Bitrix24 są za darmo bądź kosztują kilka dolarów miesięcznie. Co ważne, wiele z nich posiada rozbudowane funkcjonalności, które wraz z zarządzaniem klientami pozwolą ci zarządzać zadaniami, kampaniami marketingowymi czy analizować czas, jaki spędzasz nad poszczególnymi projektami.

Pomiędzy systemami jest wiele różnic. Podstawowe (poza interfejsem) to kwestia tego, czy oferują automatyzację procesu sprzedaży, czy mają możliwość śledzenia lejków sprzedażowych, czy integrują się z mailem lub innymi systemami, których używasz. I tak jak w przypadku wyboru systemu do zarządzania zadaniami, tak i tu warto przetestować kilka opcji.

Jeśli chcesz zoptymalizować sprzedaż, warto też zaopatrzyć się w narzędzia wspierające ten proces. Jakie? To zależy co, gdzie i komu sprzedajesz. Dla jednej firmy przydatny będzie chat umożliwiający kontakt z klientami, dla innej narzędzie do webinariów, dla jeszcze innej oprogramowanie tworzące mapę tego, jak użytkownik poruszał się na stronie.

Marketing firmy

Bez marketingu i reklamy firma ma mniejsze szanse na sukces. Na początku prowadzenia działalności większość firm prowadzi działania reklamowe we własnym zakresie. I zgodnie z tym, co powiedział Henry Ford, 50% budżetu na reklamę wyrzuca w błoto. O ile jednak Henry Ford nie wiedział, które to 50%, ty dzięki nowym narzędziom usprawniającym pracę marketerów możesz się tego dowiedzieć dość szybko.

Narzędzi pomagających w prowadzeniu biznesu pod kątem reklamy i marketingu jest bardzo dużo. Możesz wybierać spośród:

  • Narzędzi do e-mail marketingu (m.in. MailChimp, FreshMail GetResponse)
  • Narzędzi do automatyzacji sprzedaży (Marketing Automation), które pozwalają identyfikować osoby odwiedzające twoją stronę, tworzyć kampanie mailowe dopasowane do potrzeb i identyfikować potencjalnych klientów,
  • Narzędzi do prowadzenia działań w Social Media i to na różnych poziomach – od systemów umożliwiających multipublikacje (np. Buffer) po rozbudowane narzędzia do analizy efektywności działań w różnych kanałach social media,
  • Narzędzi do monitorowania twojej widoczności w Internecie (np. pakiet narzędzi Google – Google Search Console czy Google Analytics),
  • Narzędzi do tworzenia i monitorowania efektywności landing pages, ich optymalizacji,
  • Narzędzia do content marketingu, tworzenia ankiet, prezentacji i wszystkiego, co jest związane z reklamą.

Księgowość, finanse, rozliczenia

Początek działalności to nie tylko gorący okres pod względem przygotowywania oferty produktu i jego marketingu. To również moment, kiedy po raz pierwszy pojawia się kwestia księgowości – zarządzania fakturami, kosztami, płatnościami. Łatwo się w tym pogubić, zapomnieć o płatnościach, czy błędnie wystawić fakturę (co może mieć nieprzyjemne konsekwencje). Dokumenty trzeba też gromadzić, by je rozliczyć lub przekazać do księgowości.

To wszystko może zrobić za nas system. Niektóre systemy do fakturowania ograniczają się do możliwości wystawiania faktur, inne posiadają dodatkowo elektroniczne archiwum dokumentów, a jeszcze bardziej zaawansowane posiadają kontrolę płatności faktur sprzedaży, płatności podatków i ZUS. Co ciekawe, niekiedy nie musisz nawet sam kupować takiego programu – biura rachunkowe, które korzystają z SaldeoSMART, udostępniają swoim klientom moduł do fakturowania i mają opcję tworzenia elektronicznego archiwum czy kontroli płatności.

Elektroniczne archiwum dokumentów może wydawać się niepotrzebne, zwłaszcza na początku biznesowej drogi. Jednak korzyści tego rozwiązania sprawiają, że znacznie łatwiej zarządzać firmowymi dokumentami, a co za tym idzie – rozwinąć skrzydła.

Rentowność biznesu

Czy dobrze ustaliłeś cennik? Jaki jest potencjał twojego biznesu? Gdzie uciekają ci pieniądze? W Polsce zaledwie 60% firm śledzi rentowność sprzedaży poszczególnych grup produktów. Rentowność sprzedaży w zależności od grup nabywców bada tylko 27% firm, a kanały dystrybucji 24%. Tylko 15% bada wszystkie trzy wskaźniki[i].

Warto zainwestować w oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi, bo pozwoli ci to bardzo szybko zmaksymalizować zyski i nie inwestować czasu w projekty mało rentowne. Będziesz wiedział, na czym się skupić.

Oprogramowanie dedykowane poszczególnym segmentom rynku

Czy wiesz, że istnieje specjalne oprogramowanie dla salonów fitness, SPA czy szkół tańca umożliwiające zarządzanie procesem sprzedaży, rezerwacji, tworzeniem grafików pracowników i prowadzeniem kampanii marketingowych? Tak, to wszystko w jednym (MindBodyonline.com).

Istnieje też specjalne oprogramowanie dla kraftowych piwiarni pozwalające na sprawne zarządzanie produktami i komunikowanie nowości (TapHunter) czy kilkanaście SaaS-ów dla piekarni (np. Bake Wheel, FlexiBake, PeachWorks). Są apki do zarządzania stajnią, sklepem z biżuterią, gabinetem dentystycznym, salonem dla psów – innymi słowy do wszystkiego.

Obecnie przeżywamy start-upowy boom i w zasadzie nie ma sektora, dla którego nie powstałoby już dedykowane oprogramowanie. Warto sprawdzić, czy czasem twój biznes, nie może być prowadzony znacznie łatwiej i szybciej.

Gdzie znajdziesz bazę aplikacji i systemów? Dobrym miejscem do eksploracji jest Capterra.com – serwis publikujący informacje i recenzję oprogramowania, który posiada dość rozbudowaną wyszukiwarkę. Znajdziesz w nim mnóstwo inspiracji.

SaaS w koszty uzyskania przychodu

Tak jak każdy inny zakup służący działalności gospodarczej, tak również abonament za oprogramowanie pomagające ci w biznesie, może być twoim kosztem. Oprogramowanie online (SaaS) jest traktowane jako usługa i abonament za takie oprogramowanie ujmuje się w kosztach uzyskania przychodu. Możesz wliczyć w koszty również wdrożenie, bądź adaptacje systemu do Twoich potrzeb.

[i] Dr Agata Jonas, „Stopień wykorzystania analizy finansowej do oceny działań marketingowych przedsiębiorstw w Polsce” Akademia Ekonomiczna, Kraków

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail