Strona główna Firma Jak poprawić produktywność pracownika – dobre i złe praktyki
Jak poprawić produktywność pracownika – dobre i złe praktyki
1

Jak poprawić produktywność pracownika – dobre i złe praktyki

0
1

Wysoka produktywność to klucz do finansowego sukcesu firmy. Niestety wiele działań wdrażanych z myślą o jej poprawie nie przynosi efektów. Dlaczego? Co może zadziałać, a co może przynieść wręcz odwrotny skutek?

Każdego pracownika motywuje coś innego. Dla jednej osoby najważniejsza będzie atmosfera w pracy, dla innej to, by robić rzeczy ważne, dla jeszcze innej prestiż lub możliwość rozwoju. Dopasowanie tego, co pracownika motywuje do pracy, jej charakteru i warunków jest bardzo ważne. Wymaga jednak indywidualnego podejścia do każdej osoby. Jednocześnie istnieją trzy filary produktywności, które – jeśli zostaną dobrze zastosowane – zadziałają w każdej sytuacji.

Premia i podwyżka

Podwyżki i premie są konieczne by zatrzymać pracownika w firmie (w przeciwnym razie może odejść tam, gdzie zapłacą mu lepiej) oraz by wyrazić podziękowanie za dobrze wykonaną pracę. To element higieny pracy. Jeśli płaca będzie za niska, to pracownik będzie niezadowolony i będzie wykonywał swoją pracę źle lub odejdzie.

Nie znaczy to jednak, że zawsze jeśli damy pracownikowi wyższą pensję, to jego produktywność wzrośnie (a nawet wprost przeciwnie – może spaść. Zainteresowanych tym tematem odsyłamy do książki Dana Pinka „Drive”). Pozytywny wpływ podwyżki będzie tylko wtedy, kiedy zmiana pensji będzie uzależniona od produktywności.

Kiedy wręczyć pracownikowi podwyżkę? Nasz poradnik dla przedsiębiorców

W praktyce zatem należy najpierw wytyczyć cele, do których pracownik ma dążyć, a dopiero kiedy je osiągnie, podnieść wynagrodzenie. Powiązanie wynagrodzenia z efektywnością pracy pozwala na bezpieczne dla firmy zwiększanie obciążeń finansowych (pracownik kosztuje nas więcej, ale jednocześnie robi więcej, zatem zysk firmy rośnie).

Jak stosować premie i podwyżki by podnosić produktywność?

Tak Nie
  • Wyższe wynagrodzenie za realizację celów obejmujących podniesienie efektywności pracy
  • Premie za działania szczególnie efektywne, wykraczające poza założone normy KPI.
  • Wynagrodzenie uzależnione od stażu pracy,
  • Podwyżka dawana jedynie po to, by zatrzymać pracownika w firmie
  • Premie za realizację zadań o marginalnym znaczeniu dla firmy

Systemy i technologia

Nowoczesne systemy i technologie pozwalają bardzo mocno podnieść produktywność pracy. Skracają czas wykonywania poszczególnych czynności, pozwalają na automatyzację pracy, redukują czynności monotonne i powtarzalne. Na przykład, wprowadzenie rozpoznawania faktur przez system OCR pozwala zaoszczędzić sporo czasu i zredukować koszty wprowadzania dokumentów nawet o 50%.

Niska produktywność pracy w Polsce (w porównaniu do innych krajów OECD) wynika w dużej mierze z braku odpowiednich narzędzi, systemów i kiepsko rozwiniętej infrastruktury. Inwestycja w dobrej jakości, szybki sprzęt, usprawniające pracę oprogramowanie oraz ergonomię pracy, może podnieść produktywność pracy o kilkanaście procent.

5 powodów niskiej produktywności w firmie – jak uniknąć błędów w zarządzaniu pracownikami

Nie zawsze jednak wprowadzenie nowego oprogramowania do firmy będzie miało zbawienny wpływ na produktywność pracy. System taki musi być dopasowany do zadań i wyzwań, przed jakimi stoją pracownicy. Innymi słowy mówiąc, musi odpowiadać bieżącym potrzebom pracowników w firmie.

Częstym problemem, który pojawia się po wdrożeniu oprogramowania jest to, że pracownicy z niego nie korzystają. Produktywność się nie zmienia, a firma ma wyższe koszty. Najczęściej powodem jest to, że pracownicy nie potrafią używać go efektywnie (czyli nie zostali odpowiednio przeszkoleni), albo to, że nie rozumieją wpływu używania oprogramowania na pracę własną i swoich kolegów.  Z tego powodu, każdorazowo po wdrożeniu nowego systemu, warto po jakimś czasie przeprowadzić audyt jego wpływu na wykonywanie obowiązków przez pracowników i w razie potrzeby naprawić istniejące błędy.

Jak poprawiać produktywność za pomocą systemów i technologii

Tak Nie
  • Wdrażanie oprogramowanie, które realnie pomaga w pracy
  • Dbanie o to, by pracownicy potrafili z niego korzystać
  • Wdrażanie systemu, który jest modny
  • Brak testowania różnych rozwiązań
  • Przy systemach opłacanych abonamentowo (SaaS) brak sprawdzania wpływu oprogramowania na pracę

Monitoring pracy i KPI

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), czyli mierniki stopnia realizacji celu firmy, można stosować również w analizie indywidualnych efektów pracy pracownika. Praca w oparciu o wskaźniki daje jasną informację zwrotną pracownikowi (co i ile zrobił), a jednocześnie pozwala na wyciąganie wniosków na temat tego, co można poprawić, by lepiej realizować założone cele.

Aby monitorowanie pracy pracownika było efektywne, musi zostać zrozumiane i zaakceptowane przez pracownika (inaczej będzie więcej energii poświęcał na ukrywanie tego, co robi niż samą pracę). Nie może też zostać odebrane przez pracowników jako brak zaufania do ich zaangażowania w powierzone obowiązki.

Wrogiem produktywności są wszelkie narzędzia monitorujące to, co pracownicy robią w danym momencie (sprawdzające aktywność w Internecie czy nagrywające lub śledzące zachowanie pracownika). Wprowadzenie takich narzędzi do firmy kończy się zazwyczaj podniesieniem rotacji oraz pozornym wzrostem produktywności (pracownicy np. mniej czasu spędzają w sieci społecznościowej, ale to wcale nie znaczy, że więcej pracują).

Jak monitorować efektywność pracownika?

Tak Nie
  • Ustalanie KPI dla firmy, działów i pojedynczych stanowisk
  • Monitorowanie efektywności i jakości wykonywanych zadań
  • Monitorowanie tego co pracownik robi w czasie pracy i jak go wykorzystuje,
  • Kontrolowanie pracownika za pomocą programów szpiegujących

Przy wprowadzaniu jakiegokolwiek rozwiązania, które ma wpłynąć na produktywność, warto zbadać aktualny stan rzeczy, a po wdrożeniu przeprowadzić ponowną analizę wpływu tej zmiany na produktywność. Pozwoli to sprawdzić, czy czasami zastosowane rozwiązanie nie przyniosło odwrotnego skutku.

Komentarz(1)

  1. Szkoda, że niewiele firm ma takie podejście i w czasie w ogóle nie docenia swoich pracowników (nawet nowych) i nie kontroluje pracy pracowników z dłuższym stażem – a ci, ze względu na swoją pozycję, mogą pracować mniej efektywnie… I gdzie tu znaleźć złoty środek?

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail