Strona główna Nowości w programie Przewodnik po programie [Infografika] Odczytywanie Dokumentów SaldeoSMART – funkcje programu
[Infografika] Odczytywanie Dokumentów SaldeoSMART – funkcje programu

[Infografika] Odczytywanie Dokumentów SaldeoSMART – funkcje programu

0
0

Wzrost zainteresowania nowymi technologiami, walka o konkurencyjność i potrzeba zwiększenia efektywności – to czynniki stojące za rosnącą popularnością OCR. Skanowanie faktur zamiast ręcznego wprowadzania danych to obecnie coraz częstszy model pracy w biurach rachunkowych oraz firmach. Znacząco oszczędza czas, pozwalając na skupieniu się na pracy z danymi, a nie ich przepisywaniu do programów.

Z tego artykułu dowiesz się:

  1. O co chodzi ze skanowaniem faktur w księgowości?
  2. Czy automatyczna kategoryzacja naprawdę jest szybsza od ręcznego dekretowania dokumentów?
  3. Jak import dokumentów do programu księgowego może ułatwić pracę?
  4. Czy z elektronicznego archiwum dokumentów rzeczywiście warto korzystać?

Zobacz infografikę z funkcjami Pakietu Odczytywanie Dokumentów.

Skanowanie faktur zamiast ręcznego wprowadzania dokumentów

Mechanizm OCR (optical character recognition) jest znany od dawna. Jest to rozpoznawanie znaków (litery, cyfry) w plikach graficznych i konwertowanie ich na pliki tekstowe. Jednak zastosowanie OCR w księgowości to nie tylko zmiana pliku PDF na TXT.

Kluczowe w skanowaniu faktur i odczytywaniu danych są algorytmy, dzięki którym zamiast faktury przetworzonej na tekst, użytkownik otrzymuje formatkę z tymi danymi z faktury, które są mu potrzebne do wprowadzenia do programu księgowego. Tak właśnie działa Odczytywanie Dokumentów SaldeoSMART. Nad algorytmami rozpoznającymi faktury pracujemy cały czas, dzięki temu skuteczność odczytu to ponad 95%.

To jednak nie wszystko. Skanowanie faktur to pierwszy etap pracy –  ten, który pozwala później na pracę z dokumentami w formie elektronicznej.

Zobacz stronę Pakietu SaldeoSMART Odczytywanie Dokumentów

Zweryfikuj, nadaj kategorie i gotowe!

Na samym początku wystarczył odczyt dany i ich przeniesienie do programu księgowego. Jednak z czasem, coraz więcej Użytkowników wolało na etapie SaldeoSMART nie tylko weryfikować, lecz także kategoryzować dane. Różne statusy dokumentów pozwalają rozpoznać, na jakim jest on etapie – czy był już zweryfikowany, a może jest zatwierdzony i wyeksportowany do programu księgowego. W sytuacji, gdy w firmie za różne etapy pracy z dokumentem są odpowiedzialne różne osoby, jest to duże ułatwienie i zrównoleglenie pracy.

Odczytywanie Dokumentów SaldeoSMART uczy się kategorii i opisów nadawanych przez Użytkowników, więc z czasem wiele informacji jest przez program podpowiadanych. Rolą Użytkownika jest sprawdzanie tego i akceptowanie. Ten mechanizm przyspiesza pracę z programem i ułatwia opisywanie dokumentów księgowych.

SaldeoSMART posiada także dodatkową funkcję – Wymiary, które pozwalają na jeszcze lepsze opisywanie dokumentów. Wymiary również są wykorzystywane w integracjach z programami księgowymi, o czym więcej w poniższym akapicie.

Zobacz listę funkcjonalności Pakietu

Import dokumentów w programie księgowym

Przygotowane w SaldeoSMART dokumenty są eksportowane do programu księgowego. Eksportowane są nie tylko suche dane z faktury, lecz przede wszystkim kompletnie opisane dokumenty. W tym celu w SaldeoSMART wykorzystywane są różne parametry (kategorie, rejestry, opis, wymiary), które na etapie wdrożenia konfigurowane są zgodnie z możliwościami danej integracji z programem księgowym.

Ten etap w dużej mierze zależy właśnie od programu, gdyż wymiana danych SaldeoSMART – program księgowy może odbywać się przez plik lub automatycznie. SaldeoSMART posiada ponad 30 integracji z programami księgowymi i systemami ERP, które umożliwiają przenoszenie kompletu danych – z kategoriami, nadanymi kontami księgowymi czy schematami – tak, jak wymaga tego dany program. Wśród dodatków wyróżniamy m.in.:

  • dodatki integracyjne przygotowane bezpośrednio przez producentów programów księgowych (KSP Logotech, AP Ramzes),
  • dodatki integracyjne Partnerów SaldeoSMART (Comarch ERP Optima, enova, Symfonia),
  • integracje opracowane przez Zespół SaldeoSMART (Raks SQL, Insert, Wapro).
Zobacz kompletą listę integracji SaldeoSMART z programami księgowymi

Co więcej, w każdym momencie pracy, dla dokumentów zaimportowanych z SaldeoSMART, Użytkownik może zobaczyć ich podgląd bezpośrednio z programu księgowego.

Elektroniczne archiwum dokumentów z podglądem faktur

Elektroniczne archiwum dokumentów to funkcja, która bardzo często jest niedoceniana przez użytkowników. To błąd! Dostęp online do dokumentów to oszczędność czasu i pieniędzy. Odszukanie dokumentu w elektronicznym archiwum jest szybsze niż przeszukiwanie teczek i segregatorów – ułatwia to wyszukiwanie po wielu parametrach, takich jak kontrahent, wartości z faktury czy elementy opisu. Co więcej – do takiego dokumentu można zajrzeć zawsze, potrzebny jest tylko dostęp do Internetu oraz komputera/ tabletu/ telefonu. Do dokumentu w wersji elektronicznej może mieć dostęp kilka osób – nie trzeba takiego dokumentu kserować kilka razy, niepotrzebnie zużywając duże ilości papieru.

Wybór pracy z dokumentami w wersji elektronicznej to także jedno z najpopularniejszych działań proekologicznych, łatwych we wdrożeniu i dostępnych dla każdej firmy, która chce być przyjazna środowisku.

Chcesz pracować z SaldeoSMART – wyślij do nas zgłoszenie – odezwiemy się do Ciebie!

Wkrótce na blogu przeczytasz także o korzyściach z wdrożenia Odczytywania Dokumentów.

Zobacz online Infografikę “Funkcje Pakietu Odczytywanie Dokumentów”.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail