Strona główna Firma Elektroniczne archiwum dokumentów – korzyści dla przedsiębiorcy
Elektroniczne archiwum dokumentów – korzyści dla przedsiębiorcy
0

Elektroniczne archiwum dokumentów – korzyści dla przedsiębiorcy

0
0

Jak dalece efektywne jest przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej? Kiedy i dlaczego warto rozważyć założenie elektronicznego archiwum dokumentów? Czy archiwum dokumentów w postaci elektronicznej ma sens również w małej firmie?

Stały dostęp do dokumentów

Gdzie położyłem tę fakturę za ekspres do kawy? Bez tego nie mogę go oddać do serwisu! Znów brakuje przynajmniej 4 faktur kosztowych! – takie sytuacje to codzienność przedsiębiorcy prowadzącego tradycyjne, fizyczne archiwum dokumentów. Szukanie odpowiednich zaświadczeń czy pokwitowań może też zająć bardzo dużo czasu – nie ma przecież możliwości przefiltrowania całej szafy segregatorów po słowach kluczowych czy określonych tagach. Nawet przy najlepszej organizacji dokumentów, na znalezienie jednego z nich trzeba przeznaczyć minimum kilka minut.

Ile czasu zabiera przeszukanie archiwum elektronicznego? Zaledwie kilka sekund. A dostęp do dokumentów jest stały i nieograniczony.

Zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem

Mówi się, że ludzie dzielą się na tych, którzy robią backupy oraz tych, którzy ich jeszcze nie robią. Nasze przechowywane w biurze w formie papierowej czy na dysku komputera archiwum wydaje się nam całkowicie bezpieczne i wystarczające, dopóki nie padnie nam dysk bądź na stos segregatorów nie wyleje się kubek kawy (nie mówiąc już o większej katastrofie).

Przechowywanie dokumentów w elektronicznym archiwum daje pewność bezpieczeństwa naszych dokumentów. Można je też w każdej chwili odtworzyć, a dzięki automatycznym, regularnym backupom, przedsiębiorca nie musi obawiać się, że w razie awarii straci ważne dokumenty.

Szybkie usuwanie dokumentów z archiwum

Minął czas wymagany prawem na przechowywanie faktur, możesz więc pozbyć się kilku segregatorów dokumentów. Świetnie – zleć zatem pracownikowi całodzienny dyżur przy niszczarce. Co za marnotrawstwo czasu pracy, prawda? Jeśli masz dokumenty elektroniczne, usuniesz wszystkie zbędne dowody księgowe i zaświadczenia w kilka sekund.

A tak naprawdę, jeśli chcesz, to przecież możesz przechowywać je nieco dłużej. Zajmują jedynie wirtualne miejsce. Łatwiej wykupić dodatkową przestrzeń w chmurze, niż zmienić biuro na większe.

Łatwe udostępnianie dokumentów pracownikom lub kontrahentom

Jednym z najpoważniejszych problemów z tradycyjnym archiwum jest fizyczność dokumentów. Jeśli pracownik chce sprawdzić informację z dokumentu (np. koszt faktury czy nawet warunki własnej umowy o pracę), musi wyszukać papierowy dokument lub poprosić o niego osobę odpowiedzialną za ich przechowywanie. To zabiera cenny czas. Mało tego, nierzadko prowadzi do dodatkowego bałaganu, bo pracownik nie zawsze odłoży dokument we właściwe miejsce.

Przy archiwum elektronicznym dokumenty można bardzo łatwo udostępniać i nigdy nie zmieniają one miejsca położenia. Nawet jeśli współpracownik pobierze dokument, to i tak będzie to jedynie kopia. Dokumenty można udostępnić w kilka sekund, z każdego miejsca na ziemi i o każdej porze.

Ułatwienie mobilności

Według różnego rodzaju badań i statystyk, coraz więcej osób pracuje zdalnie. Według raportu The State od Remote Work in 2018 przygotowanego przez Buffer, do 2020 roku połowa pracowników na świecie, będzie miała możliwość pracy zdalnej przynajmniej w częściowym wymiarze godzin. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo ma być konkurencyjne, będziesz musiał zapewnić swoim podwładnym taką możliwość.

W pracy zdalnej elektroniczne archiwum dokumentów jest koniecznością. Pracownicy muszą mieć możliwość dostępu do ważnych dokumentów. Nawet w małej, jednoosobowej działalności, jest to koniecznością, bo bez dostępu zdalnie do dokumentów, każda delegacja czy nawet prywatny wyjazd może stać się problemem.

Czy wiesz, ile kosztują Twoją firmę papierowe dokumenty?

Bardziej zielona firma

Czy wiesz, że do produkcji papieru na wystawiane w Polsce faktury potrzebne jest wycięcie rocznie ok. 127 500 drzew, co stanowi powierzchnię ok. 64 ha lasów?! (Na wydrukowanie 1,5 mld faktur zużywane jest ok. 7500 ton papieru, a do wyprodukowania 1 tony potrzebne jest 17 drzew)[i].

W cyfrowych czasach naprawdę nie musimy już drukować każdego dokumentu. Faktury, umowy, potwierdzenia czy zgłoszenia można – zgodnie z prawem – przechowywać w formie cyfrowej. Mając archiwum elektroniczne, przedsiębiorca jest od razu bardziej ekologiczny (i oszczędza na eksploatacji drukarki).

Przejście na elektroniczne archiwum dokumentów może być jednym z punktów strategii bycia firmą bardziej przyjazną środowisku.

Czy widzisz już, że warto zainwestować w elektroniczne archiwum dokumentów, niezależnie od tego jak duża jest Twoja firma i jak wiele dokumentów procesuje?

Skanowanie dokumentów elektroniczne archiwum Dowiedz się więcej na temat elektronicznego archiwum dokumentów SaldeoSMART

[i] Renata Burchart „E-faktury w polskim obrocie gospodarczym. Korzyści i bariery” Uniwersytet Warmińsko – Mazurski w Olsztynie.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail