Strona główna Firma Elektroniczne akta pracownicze – jakie zmiany przyniesie rok 2019?
Elektroniczne akta pracownicze – jakie zmiany przyniesie rok 2019?
0

Elektroniczne akta pracownicze – jakie zmiany przyniesie rok 2019?

0
0

Wykaz zmian w prawie podatkowych wchodzących w życie wraz z początkiem nowego roku jest długi. Wśród noweli i całkiem nowych propozycji nie zabrakło zmian związanych ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją. I choć jak zawsze nowa propozycja wzbudza entuzjazm i niepokój jednocześnie, to prawda jest taka, że od 1 stycznia 2019 roku trzeba się będzie do niej dostosować – elektroniczne akta pracownicze staną się faktem.

Akta osobowe to jeden z najważniejszych elementów  kadrowych w każdej firmie. Dotychczas przechowywane były w opasłych segregatorach przez ustawowe 50 lat. W wyniku nowelizacji okres ten skrócono do 10 lat, a przedsiębiorcom umożliwiono prowadzenie takiej dokumentacji w o wiele wygodniejszej i praktycznej, elektronicznej formie.

Elektroniczne akta pracownicze – cyfrowa transformacja

Po wejściu w życie nowych przepisów pracodawcy będą zobowiązani do poinformowania swoich zespołów (aktualnych i tych przyszłych) zarówno o skróceniu okresu przechowywania ich danych w strukturach firmy, jak i o prowadzeniu ich dokumentacji w zdigitalizowanej formie.

A co przedsiębiorca ma zrobić z aktami po ustawowych 10 latach? Odpowiedź jest prosta: zniszczyć! Oczywiście tylko w wypadku, jeżeli sam pracownik zrezygnuje z ich odebrania.

Nowa regulacja wyeliminuje przede wszystkim niepewność pracowników związaną z posiadaniem przez byłych pracodawców cennych danych osobowych. To również oszczędność czasu i pieniędzy dla przedsiębiorców, którzy na koszty związane z prowadzeniem i przechowywaniem tych danych przez 50 lat wydawali rocznie ok. 130 mln w skali całego kraju.

Bezpiecznie i komfortowo

Co najważniejsze, dotychczasowy, 50-letni okres przechowywania akt związany był m.in. z tym, że ZUS nie posiadał wszystkich danych niezbędnych do ustalenia wysokości świadczeń.

Wraz ze skróceniem obowiązkowego okresu przechowywania teczek osobowych do 10 lat, pracodawcy zobligowani będą do przesyłania do ZUS-u specjalnych, rozszerzonych raportów (zawierających m.in. informacje niezbędne do określenia rodzaju i wysokości świadczeń, takie jak przychód), z których  dane zostaną automatycznie zapisane na koncie ubezpieczonego.

Papier czy digital?

 To już kolejna nowelizacja, która pokazuje, że system konsekwentnie poddaje się cyfrowej transformacji. Warto pamiętać, że na mocy nowej ustawy dokumenty w wersji elektronicznej mają dokładnie taką samą wartość, jak te papierowe: dotychczas ich rola była bardziej pomocnicza.

Ponadto, przedsiębiorcy będą musieli zdecydować, w jakiej formie prowadzić dokumentację osobową – popularna obecnie forma mieszana, tj papierowo-elektroniczna, nie będzie już akceptowana przez resort po wejściu ustawy w życie.

Przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną wbrew pozorom wcale nie okazuje się takie trudne. Wystarczy, że każdy dokument zostanie cyfrowo odwzorowany, np. za pomocą skanu i kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Uciążliwa papierologia odchodzi coraz szybciej do lamusa, a każda nowa zmiana w systemie prawno-podatkowym tylko to potwierdza. Dlatego zamiast marnować czas i pieniądze na zarządzanie dokumentami papierowymi, już teraz warto bliżej przyjrzeć się cyfrowym rozwiązaniom, które umożliwią przedsiębiorcom skupienie się przede wszystkim na swoim biznesie, a kadrowym na istotnych sprawach związanych z firmą. Specjalisto, przyszłość jest elektroniczna!

Skanowanie dokumentów elektroniczne archiwum Elektroniczne archiwum dokumentów – jakie korzyści daje digitalizacja dokumentów?

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail