Strona główna Nowości w programie Przewodnik po programie E-teczki pracownicze – rozbudowane archiwum dokumentów kadrowych (cz. 2)
E-teczki pracownicze – rozbudowane archiwum dokumentów kadrowych (cz. 2)

E-teczki pracownicze – rozbudowane archiwum dokumentów kadrowych (cz. 2)

0
0

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje ustawa pozwalająca na prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej, co w SaldeoSMART umożliwiają Kadry. Moduł, dostępny w Pakiecie Komunikacja z Klientem, rozbudowaliśmy o kilka przydatnych funkcji, które usprawniają pracę z e-aktami pracowniczymi. Zmiany dotyczą powiadomień, uprawnień Użytkowników czy obsługi listy dokumentów kadrowych. Wyszliśmy także naprzeciw potrzebom udostępniania akt pracowniczych pracownikom firm, dodając taką opcję w ramach Panelu Pracownika.

7 zalet elektronicznego archiwum dokumentów kadrowych - e-akta osobowe Zapoznaj się z I częścią przewodnika po rozbudowanym module Kadry. W opisie m.in. zasady numeracji dokumentów kadrowych, rodzaje dokumentów oraz nowy wygląd Kadr i podział teczek na 4 części

Usprawnienia w archiwum dokumentów kadrowych

W styczniu archiwum dokumentów kadrowych w SaldeoSMART zyskało nowy wygląd. Zmieniliśmy widok podglądu dokumentów, tak aby ułatwić prace z dokumentami kadrowymi w wersji elektronicznej. W kolejnych aktualizacjach wprowadziliśmy kilka dodatkowych funkcji, które podnoszą wygodę korzystania z e-teczek pracowniczych.

  • Zbiorcze dodawanie dokumentów kadrowych – mechanizm analogiczny jak dla dokumentów kosztowych w archiwum dokumentów.
  • Pobieranie dokumentów kadrowych do ZIP – przycisk zbiorczego pobieranie dokumentów do pliku ZIP jest dostępny nad Listą dokumentów kadrowych. Do ZIP można pobierać dokumenty wg pracowników lub zbiorczo dokumenty, które nie są związane z żadnym z pracowników.
  • Kopiowanie rodzajów dokumentów kadrowych między firmami – należy zaznaczyć wybrane rodzaje, następnie kliknąć przycisk „Kopiuj do”, znajdujący się nad Listą rodzajów. Pojawi się okno, w którym wskazujemy do jakiej firmy chcemy skopiować wybrane wcześniej rodzaje dokumentów kadrowych.
  • Filtrowanie dokumentów wg pracowników i dowolnego zakresu czasu – można filtrować wskazując miesiąc i rok lub po wszystkich miesiącach ze wszystkich lat. To daje dostęp do widoku wszystkich dokumentów kadrowych dotyczących danego pracownika, bez ograniczenia dotyczącego daty dodania dokumentu do archiwum.

Zaawansowane powiadomienia w module Kadry

Dokumenty kadrowe charakteryzują się tym, że spora ich część ma datę ważności. Dlatego też dodaliśmy opcję ustawienia powiadomień nie tylko dla informacji z Listy Pracowników (dat umowy, szkolenia BHP czy badania lekarskiego), ale także dla innych danych/ dokumentów dotyczących danego Pracownika (np. pozwolenia na pracę, uprawnień, certyfikatów, szkoleń czy ważności kar porządkowych w cz. D teczki). Powiadomienia dotyczące dokumentów kadrowych są konfigurowane na widoku podglądu dokumentów, pod danymi podstawowymi. Należy wskazać tam datę obowiązywania dokumentu oraz ile dni przed tą datą ma zostać wysłana wiadomość z przypomnieniem. Dzięki temu SaldeoSMART automatycznie będzie przypominać o zbliżającym się terminie ważności dokumentu i żadna data ważności już nie umknie.

Wprowadziliśmy także zmiany w dziennym raporcie o zmianach. Bardzo często w biurach, a nawet w firmach, jest podział obowiązków z zakresu kadr i księgowości na różne osoby, tak więc i my rozdzieliliśmy te tematy. W Ustawieniach Użytkownika w sekcji Powiadomienia dostępna jest wydzielona opcja powiadomień dotyczących dziennego raportu o zmianach w zakresie dokumentów kadrowych i listy pracowników. Funkcja dotyczy zarówno Użytkowników po stronie Biura Rachunkowego, jak i Firmy.

Rozbudowane uprawnienia w module Kadry

Uprawnienia są nadawane przez Administratora Konta w Ustawieniach Użytkownika. Opcje dodawania uprawnień dotyczących Kadr rozbudowaliśmy zarówno dla użytkowników po stronie księgowości, jak i firmy. Szczegółowe uprawnienia dotyczą:

  • dla Użytkowników po stronie księgowości – dodawania, edycji i usuwania osobno dla Listy Pracowników i dla Listy dokumentów oraz operacji na Rodzajach dokumentów,
  • dla Użytkowników po stronie firmy – dodawania, edycji i usuwania osobno dla Listy Pracowników i dla Listy dokumentów.

Aby Administrator Konta po stronie firmy mógł nadawać uprawniania do modułu Kadry, moduł ten musi zostać najpierw włączony dla firmy przez biuro rachunkowe. Administrator Konta po stronie biura może włączyć prawo do modułu Kadry z uwzględnieniem praw do poszczególnych działań w obrębie Listy Pracowników i/ lub Listy dokumentów kadrowych, co oznacza, że po stronie firmy użytkownicy będą mieli możliwość dokonywania operacji tylko w ramach przydzielonych uprawnień.

Lista pracowników ze szczegółowymi informacjami o umowie i stanowisku

Na Liście pracowników dodaliśmy nowe parametry dotyczące umowy. Oprócz rodzaju umowy można także określić stanowisko pracownika i datę zakończenia tej umowy w pracownikiem. Nową umowę z pracownikiem uzupełniamy z poziomu Listy pracowników – ikona z zielonym plusem „Dodaj umowę dla pracownika” w kolumnie Akcje.

Dodatkowo rozbudowaliśmy listę rodzajów umów z pracownikami i może przyjmować teraz wartości: Umowa o pracę (UP), Umowa o pracę tymczasową (UPT), Umowa zlecenie (UZ), Umowa o dzieło (UD), Umowa agencyjna (UA), Kontrakt menedżerski (KM). Bez zmian pozostaje powiadomienie dotyczące terminu ważności umowy wskazanej na liście pracowników – na tydzień przed jej końcem SaldeoSMART wysyła automatyczne przypomnienie z informacją, jaka umowa, na jakie stanowisko się kończy. Jeśli Użytkownik chce otrzymywać więcej powiadomień o ważności umowy, to wystarczy skonfigurować je z poziomu dodanego dokumentu kadrowego (czyli tej umowy).

Podgląd własnej teczki pracowniczej dla pracowników firmy

W związku ze zmianami w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, dodaliśmy funkcję, która pozwala udostępnić pracownikom ich teczki z dokumentami pracowniczymi. Wszystko w formie elektronicznej z obowiązującym podziałem na Teczki A, B, C i D.

Funkcja wymaga dostępu do Pakietów Panel Pracownika – Zaliczki pracownicze oraz Komunikacja z Klientem. Podgląd własnej teczki pracowniczej przez Użytkownika (a jednocześnie pracownika firmy) jest włączany przez Administratora Konta po stronie biura rachunkowego lub firmy – tworzy się powiązanie pomiędzy pracownikiem firmy a Użytkownikiem:

  • Panel Firmy – w Ustawieniach Użytkownika w części Prawa dostępu powiło się nowe ustawienie – Podgląd własnej teczki pracowniczej. Po jego zaznaczeniu przez Administratora Konta, rozwija się dodatkowe menu, w którym należy wybrać z listy pracownika – jest to lista z pracownikami, którzy są zdefiniowani dla tej firmy w module Kadry.
  • Panel Księgowego – Użytkownikowi przydzielany jest pracownik z konkretnej firmy, czyli po zaznaczeniu Podgląd własnej teczki pracowniczej w części Prawa dostępu w Ustawieniach, należy najpierw wybrać firmę a później pracownika z listy.

Uwaga – każdego pracownika można przydzielić tylko jednemu Użytkownikowi!

Przydzielenie dostępu do podglądu własnej teczki pracowniczej oznacza, że po zalogowaniu się do SaldeoSMART pracownik będzie widział zakładkę Kadry, a w niej swoje dokumenty kadrowe w trybie podglądu.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail