Strona główna Nowości w programie Przewodnik po programie E-teczki pracownicze – archiwum dokumentów kadrowych zgodne z nowymi regulacjami (cz. 1)
E-teczki pracownicze – archiwum dokumentów kadrowych zgodne z nowymi regulacjami (cz. 1)

E-teczki pracownicze – archiwum dokumentów kadrowych zgodne z nowymi regulacjami (cz. 1)

0
0

1 stycznia 2019 weszła w życie ustawa, która umożliwia prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej, skraca także okres ich archiwizacji do 10 lat (z 50). W związku z tym moduł Kadry, dostępny w Pakiecie Komunikacja z Klientem, został przebudowany tak, aby umożliwić Użytkownikom SaldeoSMART prowadzenie e-akt pracowniczych.

Część D teczki pracowniczej

Zgodnie z nowymi regulacjami został zmieniony dotychczasowy podział na Teczki A, B i C – obecnie będą dostępne Teczki A, B, C i D. Zgodnie z ustawą Teczka C (dokumenty po ustaniu współpracy z pracownikiem) została zmieniona na Teczkę D – wszystkie dokumenty, które do tej pory znajdowały się w Teczce C również zostały przeniesione do Teczki D. Dodaliśmy także Teczkę C, która obecnie nie zawiera żadnych dokumentów.

Akronim dla pracowników

W celu jednoznacznej identyfikacji danego pracownika na Liście pracowników utworzyliśmy nowe pole – akronim. Jest to pole unikalne w obrębie danej firmy. Dla obecnie utworzonych pracowników w SaldeoSMART akronimy zostały utworzone na podstawie inicjałów pracownika (Imię Nazwisko – IM), jeśli jednak dla kilku pracowników inicjały powtarzają się, to jest do nich dodana cyfra – tak, aby akronim zawsze był unikalny.

Akronim można edytować. Jest on uwzględniony także podczas importu pracowników z Excel oraz w filtrach na Liście pracowników.

Numeracja dokumentów kadrowych w elektronicznych archiwum

Nowa regulacja wymaga, aby dokumenty kadrowe archiwizowane w postaci elektronicznej, były odpowiednio ponumerowane. Do tej pory lista była uszeregowana wg daty dodania dokumentu i nie można było zmienić ich kolejności. Dlatego też dodaliśmy opcję numeracji dokumentów kadrowych w poszczególnych Teczkach.

Domyślnie wszystkie dokumenty znajdujące się już w SaldeoSMART zostały ponumerowane zgodnie z datą dodania wg schematu [Akronim Pracownika]/[część teczki]/[numer porządkowy dokumentu kadrowego] (np. dla pracownika Jan Kowalski – JK/CZ.A/1).

Numer porządkowy dokumentu w Teczkach można jednak samodzielnie edytować. Ma to znaczenie w przypadku dodawania nowych dokumentów do „środka listy” lub ich usuwania. Jeśli dodajemy dokument, który powinien mieć numer niższy niż ostatni dokument w Teczce, to możemy zmienić numer tego dokumentu, a kolejne dokumenty będą miały numerację zmienioną automatycznie, zgodnie z decyzją Użytkownika (możliwość renumeracji). Podobnie w przypadku usuwania dokumentu – gdy usuwamy dokument ze środka listy, pozostałe dokumenty można będzie przenumerować lub pozostawić numer wolny.

Nowy wygląd archiwum dokumentów kadrowych

Zmieniony został również układ strony z podglądem dokumentów kadrowych. Do tej pory formatka z danymi znajdowała się nad podglądem dokumentów. Obecnie wygląd jest analogiczny jak w przypadku archiwum dokumentów kosztowych – pola z informacjami o dokumencie znajdują się po lewej stronie ekranu a skan dokumentu po prawej. W ten sposób łatwiej będzie pracować z dokumentami kadrowymi.

Pozostaje typ Inne dla dokumentów, które nie dotyczą Teczek, a również chcemy je archiwizować w archiwum dokumentów kadrowych pracownika. Dostępny jest także typ Pozostałe, który nie dotyczy żadnego pracownika, a zawiera np. wzory dokumentów kadrowych potrzebne w firmie.

Moduł Kadry rozbudowaliśmy o e-akta pracownicze, czyli elektroniczne archiwum dokumentów kadrowych.

Lista dokumentów w teczkach, czyli Rodzaje dokumentów kadrowych

W menu głównym po stronie panelu Księgowego pojawiła się nowa opcja Kadry à Rodzaje dokumentów. Jest to lista zawierająca typy dokumentów, jakie mogą znaleźć się w danej części teczki. Spis rodzajów tworzy użytkownik samodzielnie.

Przykładowe rodzaje dokumentów to w Cz.A – Świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, CV, Kwestionariusz osobowy, w Cz.B – Umowa o pracę, Szkolenie BHP itd. Warunek jest tylko jeden – ten sam rodzaj dokumentu nie może występować dwukrotnie w ramach jednej części Teczki.

Po dodaniu dokumentu kadrowego do SaldeoSMART użytkownik ma możliwość wybrania jaki Rodzaj dokumentu został dodany. Ten parametr ułatwia uporządkowanie dokumentów w archiwum.

 

Moduł Kadry jest dostępny w ramach Pakietu Komunikacja z Klientem.

Więcej o funkcjonalnościach Pakietu i module Kadry dowiesz się na stronie.

 

Już wkrótce

W kolejnej aktualizacji teczki pracownicze zostaną poszerzone o:

  • możliwość dodawaniu wielu dokumentów kadrowych jednocześnie,
  • rozbudowaną listę dokumentów kadrowych,
  • uprawnienia użytkowników.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail