Strona główna Klient Biura Co powinna zawierać umowa zawarta z biurem rachunkowym?
Co powinna zawierać umowa zawarta z biurem rachunkowym?
0

Co powinna zawierać umowa zawarta z biurem rachunkowym?

503
0

Podpisywanie umowy z biurem rachunkowym to dla wielu przedsiębiorców bardzo stresujące zadanie. Na co zwrócić w niej uwagę? Jak czytać taki dokument, skoro o księgowości przedsiębiorca najczęściej wie bardzo mało? Jakie elementy może zapisać w umowie z biurem rachunkowym i co koniecznie powinno się w niej znaleźć?

Umowa jest podstawą prawną współpracy pomiędzy dwiema stronami. Co więc powinna zawierać umowa z biurem rachunkowym? Poza precyzyjną komparycją umowy (oznaczeniem stron) ta prawidłowa i bezpieczna dla przedsiębiorcy umowa powinna uwzględnić kluczowe informacje.

Umowa z biurem rachunkowym – najważniejsze elementy

1. Kto z kim, czyli strony umowy

Wydaje się to dość oczywiste, jednak wyraźnie to podkreślimy. W umowie (tak naprawdę każdej) należy wskazać strony umowy z dokładnymi danymi rejestrowymi. Należy pamiętać o prawidłowej, pełnej nazwie firm, numerach NIP, REGON, danych adresowych i danych do kontaktu czy osobach reprezentujących obie strony.

2. Termin obowiązywania umowy oraz warunki wypowiedzenia

Umowa może być zawarta na czas określony bądź nieokreślony. Przy umowie na czas określony warto zwrócić uwagę, czy zawiera ona możliwość jej wypowiedzenia (i na jakich warunkach).

Warunki wypowiedzenia umowy są jednymi z ważniejszych w takim dokumencie. W tym przypadku zapisy najczęściej dotyczą okresu wypowiedzenia oraz warunku zwrotów wszelkich dokumentów. Jeśli biuro rachunkowe prowadziło dla nas archiwum nie tylko papierowe, ale również elektroniczne, warto zadbać w umowie o zapis pozwalający na pobranie także elektronicznej formy dokumentów. Może to być usługa bezpłatna lub świadczona przez biura za dodatkową opłatą. Warto również zwrócić uwagę na zapis, który nakłada karę na biuro rachunkowe, jeśli nie wywiąże się ono z przekazania dokumentacji – chroni to interesy przedsiębiorcy.

3. Zakres umowy zawartej z biurem księgowym

  • Rodzaje świadczonych usług

Chodzi o wyspecyfikowanie usług, które biuro będzie świadczyć na rzecz swojego klienta. Warto ująć w takim punkcie czy umowa dotyczy prowadzenia Ksiąg handlowych (KH) czy Księgi przychodów i rozchodów (KPiR), dokumentacji kadrowej pracowników firmy, sporządzania deklaracji (ZUS, podatkowe) lub sprawozdań finansowych. Pamiętajmy też, że zakres umowy ma wpływ na wysokość wynagrodzenia, więc powinien być jak najbardziej dokładny.

  • Termin (i forma) dostarczania dokumentów do biura rachunkowego

Termin dostarczenia dokumentów jest ważny z punktu widzenia biura rachunkowego, gdyż to na podstawie tych właśnie dokumentów biuro wywiąże się z zakresu umowy. Może się zdarzyć, że za opóźnienia w dostarczeniu dokumentów, przedsiębiorca poniesie konsekwencje finansowe. Inną konsekwencją mogą być opóźnienia w przygotowaniu deklaracji bądź sprawozdań. Oprócz terminu, warto sprecyzować w jaki sposób będą przekazywane dokumenty – osobiście, pocztą/ kurierem czy online (np. przez SaldeoSMART).

  • Prowadzenie i przechowywanie konkretnych dokumentów przedsiębiorcy

W zależności od tego, w jakiej formie prowadzone będzie archiwum, biuro może przechowywać dokumenty analogowo bądź elektronicznie. W tym drugim przypadku sama kwestia ich archiwizacji i przechowywania jest znacznie łatwiejsza, ale w umowie powinny być zapisane określone warunki tego przechowywania. Przy wyborcze biura warto zwrócić uwagę na to czy udostępnia swoim klientom dokumenty online. Umożliwia to platforma do komunikacji SaldeoSMART, dzięki której klient może przesyłać elektronicznie dokumenty do biura oraz mieć dostęp do archiwalnych dokumentów 24h/dobę. Możliwe jest również otrzymywanie rozliczeń księgowych w wersji elektronicznej.

4. Zobowiązanie biura do ponoszenia odpowiedzialności za szkody wynikłe z niewłaściwego wykonania umowy

Niezwykle ważne jest przedstawienie przez biuro rachunkowe oświadczenia o posiadaniu ubezpieczenia OC. Takie ubezpieczenie pozwala na zabezpieczenie ewentualnych kar wynikłych z błędów w zaksięgowaniu dokumentów. Oprócz wysokości polisy należy sprawdzić także jej zakres. Można również poprosić o informacje o jej odnawianiu.

5. Wysokość wynagrodzenia przysługującego biuru rachunkowemu

W tym przypadku warto zwrócić uwagę na to, jaki zakres usług świadczony jest w ramach ustalonego wynagrodzenia. Opłata może być uzależniona od ilości dostarczanych co miesiąc dokumentów, ilości zatrudnionych pracowników, reprezentacji przez urzędami itp. Dobrze jest również ustalić co stanie się, gdy ustalone limity zostaną przekroczone oraz czy opłata zwiększy się, gdy np. dokumenty dotrą do biura z opóźnieniem. Warto też wziąć pod uwagę sposób działania w przypadku zawieszenia wykonywania działalności – zwłaszcza przez przedsiębiorców, którzy prowadzą biznes sezonowo.

Co jeszcze powinno znaleźć się w umowie z biurem rachunkowym?

Kwestie poufności danych i RODO

Współpraca z biurem rachunkowym opiera się na zaufaniu. Wszak firma przekazuje mu wrażliwe informacje dotyczące swojej działalności. Warto więc zawrzeć w umowie zapis, że takie informacje są przekazywane w celu realizacji zakresu umowy i nie będą udostępniane przez biuro rachunkowe osobom trzecim. Firma powinna także podpisać (osobno lub w ramach umowy o świadczenie usług księgowych) umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. To efekt wprowadzenia RODO i warto o takim dokumencie pamiętać.

Udzielone pełnomocnictwa

Jeśli właściciel/ właściciele firmy chcą, aby przedstawiciel biura rachunkowego reprezentował ich przed ZUS czy Urzędem Skarbowym, to powinni zadbać o odpowiednie pełnomocnictwa.

Określenie sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów

Choć często przy podpisywaniu umowy nie zakładamy, że nasza współpraca skończy się na wokandzie, to warto wziąć to również pod uwagę. Co do zasady, w sprawach ze sporów wynikających z umowy wytaczane są one w miejscu wykonywania umowy (czyli tam, gdzie biuro rachunkowe ma siedzibę), ale można w niej ustalić wyznaczenie innego sądu właściwego, np. miejsca siedziby Powoda. Wówczas miejsce rozstrzygnięcia sporu zależeć będzie od strony, która dochodzi swych praw. Takie zapisy także powinna zawierać umowa zawarta z biurem rachunkowym.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail