Strona główna Nowości w programie Przewodnik po programie Bezpieczne wysyłanie faktur z SaldeoSMART i przesyłanie pomiędzy Użytkownikami programu
Bezpieczne wysyłanie faktur z SaldeoSMART i przesyłanie pomiędzy Użytkownikami programu

Bezpieczne wysyłanie faktur z SaldeoSMART i przesyłanie pomiędzy Użytkownikami programu

0
2

Od lipca mechanizm wysyłania faktur sprzedażowych wystawianych w programie zyskał nowe oblicze. Zamiast wiadomości z fakturą w PDF w załączniku, Użytkownicy programu wysyłają swoim Kontrahentom wiadomość z linkiem do faktury. Odbiorca ma do dyspozycji dwie opcje – pobranie faktury do PDF bezpośrednio na swoim komputerze lub dodanie jej do swojego archiwum dokumentów w SaldeoSMART (pomiędzy Użytkownikami programu). Zmiana ma na celu podniesienie bezpieczeństwa i ochronę wysyłanych faktur przed wirusami a także przekazywanie wystawcy faktury informacji zwrotnej o jej dostarczeniu do kontrahenta.

Dlaczego zrezygnowaliśmy z wysyłania faktur w PDF?

Wystawianie faktur i przesyłanie ich drogą elektroniczną powoli stało się już standardem. Firmy rezygnują z wysyłania faktur papierowo, ponieważ korzystanie z dokumentów w PDF jest szybsze, wygodniejsze oraz znacznie bardziej ekologiczne. Trzeba mieć jednak na uwadze kilka kwestii.

  1. Dostarczanie faktur do odbiorcy

Wiadomości z załącznikami niestety częściej są traktowane jako SPAM, co powoduje, że część faktur nie dociera do ich odbiorców. Załączniki są uważane przez skrzynki pocztowe jako potencjalnie niebezpieczne. Wysłanie faktury nie oznacza, że Odbiorca ją otrzymał, a Wystawca nie ma potwierdzenia, że faktura została odebrana (o ile nie dostanie wiadomości z potwierdzeniem odbioru).

  1. Bezpieczeństwo

Wirusy podmieniające dane, fałszywe faktury za prąd, usługi telekomunikacyjne czy inne, o których możemy czytać w mediach to niestety coraz częstsze przypadki prób wyłudzenia pieniędzy. Wysyłanie faktur elektronicznie jest na tyle popularne, że jest stałym celem ataków ze strony różnego rodzaju oszustów. Ważna jest świadomość bezpieczeństwa w sieci wśród użytkowników Internetu, ale także działania producentów oprogramowania, aby temu przeciwdziałać.

W związku z tymi ważnymi dla nas aspektami, w najnowszej aktualizacji przygotowaliśmy zmianę związaną z wysyłaniem faktur wystawianych w SaldeoSMART. Do tej pory faktury były wysyłane w mailu jako załącznik PDF. Ten mechanizm nie dawał jednak informacji zwrotnej do wystawcy faktury, że jego kontrahent ją otrzymał.

Aby wzmocnić bezpieczeństwo faktur wysyłanych z SaldeoSMART, teraz faktury nie będą wysyłane jako załącznik w PDF, tylko jako wiadomość z linkiem. Jest to mechanizm, z którego korzysta obecnie coraz więcej firm masowo wystawiających faktury. Link z takiej wiadomości kieruje do strony, z której Odbiorca może pobrać fakturę bezpośrednio na swoim komputerze (z serwera, na którym faktura była wystawiona a nie z maila) lub dodać ją do archiwum dokumentów SaldeoSMART (dotyczy przesyłania faktur pomiędzy Użytkownikami programu). Dodatkowo w wiadomości mailowej oprócz linku znajdują się podstawowe informacje opisujące daną fakturę (kwota i numer).

Potwierdzenie obioru faktury na Liście wystawionych faktur

Dla wystawiających faktury, jedną z kluczowych kwestii jest informacja zwrotna od Kontrahenta czy odebrał on wysłaną fakturę. Niestety mailowe potwierdzenia „dziękujemy za przesłanie faktury” należą raczej do rzadkości. Zmiana mechanizmu wysyłania faktur umożliwia przekazywanie do wystawcy faktury właśnie takiej informacji zwrotnej i odpowiadana na potrzeby zgłaszane przez Użytkowników SaldeoSMART.

Gdy odbiorca faktury kliknie w link w wiadomości, wystawca otrzymuje informację zwrotną, że kontrahent wyświetlił fakturę. Na liście wystawionych faktur, w kolumnie „Wyślij” przy danej fakturze, pojawi się zielona ikona otwartej koperty. Po najechaniu na nią kursorem myszki wyświetli się data i godzina kliknięcia w link z fakturą. Taka informacja jest dla Wystawcy faktury potwierdzeniem, że faktura jest dostarczona do jej Odbiorcy.

Brak zielonej ikony oznacza, że Kontrahent faktury nie odebrał. W takiej sytuacji warto wysłać maila ponownie lub skontaktować się z nim i zapytać, czy widział wiadomość z naszą fakturą. Informacja o dostarczeniu faktury ma także znaczenie, gdy Kontrahent próbuje przesunąć termin płatności, argumentując, że faktury nie otrzymał lub że otrzymał ją znacznie później niż wynika to z informacji zwrotnej.

Wysyłka faktur pomiędzy Użytkownikami SaldeoSMART

Zmiana sposobu wysyłania faktur pozwoli także Użytkownikom na automatyczne dodawanie do archiwum dokumentów SaldeoSMART faktur, które były wystawione przez innych Użytkowników również w programie SaldeoSMART.

Jak to działa? Wyjaśniamy w kilku krokach:

  • Odbiorca faktury otrzymuje maila z linkiem do faktury – klika w niego i ma do wyboru dwie opcje „Pobierz do PDF” (pobranie pliku PDF na komputer) lub „Dodaj do mojego SaldeoSMART” (czyli dodanie faktury od razu do archiwum dokumentów, bez konieczności pobierania pliku PDF.
  • Po kliknięciu przycisku „Dodaj do mojego SaldeoSMART” należy potwierdzić serwer (stronę logowania się), na którym znajduje się konto SaldeoSMART i zalogować się do programu.
  • Użytkownikowi wyświetli się formatka dodawania dokumentu – podpowiadamy w niej miesiąc i rok (zgodny z datą wystawienia faktury), typ dokumentu oraz kontrahenta, jeśli już istniał w bazie.
  • Wystarczy zatwierdzić te parametry i faktura będzie dostępna na Liście Dokumentów – zarówno dla uprawnionych pracowników firmy, jak i księgowych, którzy firmę obsługują.

Automatyczne dodawanie do archiwum faktur wystawionych w SaldeoSMART

Wiele firm współpracuje ze sobą cyklicznie, więc odbieranie faktur wystawionych w SaldeoSMART od tych samych kontrahentów można także znacząco uprościć. Służy do tego automat do odbioru dokumentów. Prawdo do jego ustawienia mają Administratorzy Konta w Panelu Firmy i Panelu Księgowego (np. gdy to biuro rachunkowe odbiera faktury swoich klientów). Pozostałym Użytkownikom SaldeoSMART, zarówno po stronie Panelu Firmy jak i Panelu Księgowego, należy takie prawo nadać. Jest ono dostępne na etapie dodawania lub edycji Użytkowników w sekcji Dokumenty „Ustawienia automatycznego odbioru dokumentów”.

Jak działa automatyczne odbieranie faktur pomiędzy Użytkownikami SaldeoSMART?

Gdy Odbiorcą faktury jest Użytkownik, który ma prawo do automatycznego dodawania dokumentów, po kliknięciu „Dodaj do mojego SaldeoSMART” na formatce dodawania dokumentu będzie widział dodatkowy parametr „Dodawaj automatycznie dokumenty od tego kontrahenta”. Zaznaczenie tej opcji na TAK (check) oznacza, że kolejna faktura od tego wystawcy będzie dodana automatycznie – z takimi parametrami, jakie były ustawione. Dodanie faktury do Listy Dokumentów jest jednoznaczne z jej odbiorem, więc Wystawca faktury otrzymuje wtedy informację zwrotną, o której pisaliśmy powyżej.

Dodatkowo, jeśli Użytkownik Panelu Firmy lub Panelu Księgowego ma dostęp do funkcji odczytywania dokumentów, to na formatce dodawania dokumentów będzie widział także dodatkowy parametr – „Czy rozpocząć automatyczny odczyt?”. Po zaznaczeniu na tak obu parametrów, czyli automatycznego dodawania faktury oraz odczytu, przy kolejnej fakturze od tego kontrahenta, będzie ona nie tylko dodana do archiwum dokumentów firmy, ale też zostanie od razu odczytana.

Automat do odbierania faktur pomiędzy Użytkownikami SaldeoSMART działa więc tak:

  • firma po raz kolejny otrzymuje od swojego Kontrahenta fakturę wystawioną w SaldeoSMART,
  • taka faktura jest od razu dodana do archiwum dokumentów tej firmy wg wskazanych wcześniej parametrów (np. typ dokumentu),
  • jednocześnie Firma otrzyma informację mailową, że Kontrahent wystawił nową fakturę, która została automatycznie dodana do jej archiwum dokumentów w SaldeoSMART,
  • Kontrahent (czyli wystawca faktury) otrzymuje informację zwrotną o dostarczeniu faktury do jej Odbiorcy.

Komentarz(2)

  1. Beznadziejny pomysł z tym wysyłaniem faktur … teraz mi kontrahenci piszą że dostają kopie faktur a nie oryginał po kliknięciu w link … sporo problemów dołożyliście!

    1. Panie Sławku, zdajemy sobie sprawę z tego, że do zmian trzeba się przyzwyczaić. Tę aktualizację poprzedziły wyjątkowo długie analizy, zarówno techniczne, jak i zgłoszeń od Użytkowników. Tak naprawdę zmiana dotyczy miejsca, z którego pobierany jest PDF – w mailu także trzeba było kliknąć w pobieranie faktury i był to wtedy serwer pocztowy, po aktualizacji – faktury wystawione w SaldeoSMART są pobierane bezpośrednio z naszego serwera, co znacząco wpływa na ich bezpieczeństwo. To właśnie podniesienie bezpieczeństwa wysyłanych faktur było naszym celem. Mamy nadzieję, że ten argument przekona Pana kontrahentów. Pozdrawiamy!

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail