Strona główna Nowości w programie Dla Biur Rachunkowych Aktualizacja SaldeoSMART – zmiana sposobu wysyłania faktur
Aktualizacja SaldeoSMART – zmiana sposobu wysyłania faktur

Aktualizacja SaldeoSMART – zmiana sposobu wysyłania faktur

0
0

W najnowszej aktualizacji SaldeoSMART zmieniliśmy mechanizm wysyłania faktur sprzedażowych wystawianych w programie. Zamiast wiadomości z fakturą w PDF w załączniku, program będzie wysyłał wiadomość z linkiem do faktury. Odbiorca faktury będzie miał do dyspozycji dwie opcje – pobranie faktury bezpośrednio na swoim komputerze lub dodanie jej do swojego archiwum dokumentów w SaldeoSMART (pomiędzy Użytkownikami programu). Zmiana ma na celu podniesienie bezpieczeństwa i ochronę wysyłanych faktur przed wirusami a także przekazywanie wystawcy faktur informacji o ich dostarczeniu do kontrahenta.

Komunikacja z Klientem

Nowy mechanizm wysyłania faktur wystawianych w SaldeoSMART

W tej aktualizacji przygotowaliśmy dużą zmianę dotyczącą wysyłania faktur wystawianych w SaldeoSMART. Do tej pory faktury były wysyłane w mailu jako załącznik PDF. Ten mechanizm nie dawał jednak informacji zwrotnej do wystawcy faktury, że jego kontrahent ją otrzymał. Co więcej, wiadomości z załącznikami częściej niż wiadomości bez załączników są traktowane jako SPAM. To z kolei powoduje, że część faktur nie dociera do ich odbiorcy, ponieważ trafia do folderu SPAM. Celem aktualizacji jest wzmocnienie bezpieczeństwa faktur wysyłanych z SaldeoSMART. Teraz faktury nie będą wysyłane jako załącznik w PDF, tylko jako wiadomość z linkiem. Link umożliwi pobranie faktury bezpośrednio na komputerze odbiorcy.

Bezpieczne wysyłanie faktur z SaldeoSMART Szczegółowy opis nowego mechanizmu wysyłania faktur z SaldeoSMART i jego zalet przeczytasz w tym artykule

Potwierdzenie dostarczenia faktury do odbiorcy na Liście wystawionych faktur

Jedną z kluczowych kwestii dotyczących wystawiania i wysyłania faktur jest otrzymanie od Kontrahenta potwierdzenia odbioru takiej faktury. Dzięki zmianie mechanizmu wysyłania faktur, gdy odbiorca kliknie w link w wiadomości, wystawiający fakturę otrzyma informację zwrotną, że kontrahent ja wyświetlił. Na liście wystawionych faktur, w kolumnie „Wyślij” przy danej fakturze pojawi się zielona ikona otwartej koperty. Po najechaniu na nią kursorem myszki wyświetli się data i godzina kliknięcia w link z fakturą. Taka informacja jest powiedzeniem dostarczenia faktury. Brak zielonej ikony oznacza, że Kontrahent faktury nie odebrał. W takiej sytuacji warto wysłać maila ponownie lub skontaktować się z nim i zapytać, czy widział wiadomość z naszą fakturą.

Wystawianie faktur jest funkcją dostępną w Pakiecie Komunikacja z Klientem – dowiedz się o nim więcej

Wysyłka faktur pomiędzy Użytkownikami SaldeoSMART

Zmiana sposobu wysyłania faktur umożliwi także Użytkownikom automatyczne dodawanie do archiwum dokumentów SaldeoSMART faktur, które były wystawione przez innych Użytkowników również w programie SaldeoSMART. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy biuro rachunkowe wystawia faktury w SaldeoSMART i wysyła je swoim klientom, którzy również mają dostęp do Panelu w SaldeoSMART.

Odbiorca faktury otrzymuje maila z linkiem do faktury. Po kliknięciu w niego ma do wyboru dwie opcje „Pobierz do PDF” lub „Dodaj do mojego SaldeoSMART”. Opcja druga, czyli „Dodaj do mojego SaldeoSMART” umożliwia dodanie faktury od razu do archiwum dokumentów, bez konieczności pobierania pliku PDF. Należy kliknąć przycisk i potwierdzić serwer (stronę logowania się), na którym znajduje się konto SaldeoSMART i zalogować się do programu. Po zalogowaniu, Użytkownikowi wyświetli się formatka dodawania dokumentu – podpowiadamy miesiąc i rok (zgodny z datą wystawienia faktury), typ dokumentu oraz kontrahenta, jeśli już istniał w bazie. Po zatwierdzeniu tych parametrów faktura będzie dostępna na Liście Dokumentów. Wystawca faktury dostaje wtedy informację, że faktura trafiła do odbiorcy.

Automatyczne dodawanie do archiwum otrzymanych faktur, które były wystawione w SaldeoSMART

Prawdo do ustawienia takiego automatu będą mieli Administratorzy Konta po stronie Panelu Firmy i Panelu Księgowego (w przypadku, gdy to biuro rachunkowe odbiera faktury swoich klientów). Pozostałym Użytkownikom SaldeoSMART takie prawo należy nadać – jest ono dostępne na etapie dodawania lub edycji Użytkowników w sekcji Dokumenty „Ustawienia automatycznego odbioru dokumentów”.

Gdy Użytkownik, który ma prawo do automatycznego dodawania dokumentów otrzyma fakturę, to po kliknięciu „Dodaj do mojego SaldeoSMART” na formatce dodawania dokumentu będzie miał dodatkowy parametr „Dodawaj automatycznie dokumenty od tego kontrahenta”. Po zaznaczeniu tej opcji na „Tak”, kolejna faktura będzie już dodana automatycznie z takimi parametrami, jakie były wtedy ustawione (np. typ dokumentu). Gdy kontrahent kolejny raz wyśle wystawioną w SaldeoSMART fakturę, automatycznie doda się ona do archiwum dokumentów. Firma otrzyma informację mailową, że Kontrahent wystawił nową fakturę, która została dodana do jej archiwum dokumentów w SaldeoSMART.

Odczytywanie Dokumentów

Automatyczne odczytywanie otrzymanych faktur, które były wystawione w SaldeoSMART

Dla Użytkowników Odczytywania Dokumentów, na etapie odbioru faktury wystawionej w SaldeoSMART i dodania jej do archiwum dokumentów, będzie dostępny dodatkowy parametr – „Czy rozpocząć automatyczny odczyt?”. Po zaznaczeniu na tak zarówno automatycznego dodawania faktury, jak i odczytu, przy kolejnej fakturze od tego kontrahenta, będzie ona nie tylko dodana do archiwum dokumentów firmy, ale też zostanie od razu odczytana.

Aktualizacja 2.24 - dostęp do aplikacji mobilnej dla księgowych Zobacz także informacje o poprzedniej aktualizacji SaldeoSMART, w której dodaliśmy dostęp do aplikacji mobilnej dla Użytkowników Panelu Księgowego

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail