Strona główna Firma 5 argumentów dla szefa, że czas na elektroniczny system obiegu dokumentów
5 argumentów dla szefa, że czas na elektroniczny system obiegu dokumentów
0

5 argumentów dla szefa, że czas na elektroniczny system obiegu dokumentów

0
0

Ty wiesz, że potrzebujesz, my wiemy, ile możesz zyskać, ale zarząd jest nieugięty i nie wyraża zgody na inwestycję w elektroniczny system obiegu dokumentów? Jak go przekonać?

Co jest najważniejsze dla każdego zarządu? Zadowolenie pracowników? Szczęśliwi klienci? Dobra opinia w branży? Oczywiście, te wszystkie elementy są istotne, ale głównie dlatego, że każdy z nich przekłada się na zysk. To wskaźniki finansowe najbardziej przemawiają do osób decyzyjnych. Dlatego, jeśli chcesz przekonać prezesa, by zainwestował w program automatyzujący i przyspieszający pracę nad dokumentami, sprawdź każdy z argumentów do wskaźnika finansowego! Oto nasze propozycje sytuacji, w których elektroniczny system obiegu dokumentów przynosi oszczędności.

1. Kilka tysięcy złotych w pensjach pracowników

Kilka minut na jedną fakturę – tyle czasu marnuje pracownik, który musi wprowadzić do systemu fakturę kosztową. Od 5 do 15 procent czasu pracy miesięcznie – tyle marnuje statystyczny pracownik, szukając zagubionych dokumentów (wg. badań PWC). Jakie to są koszty? Zakładając zarobki specjalisty na poziomie 5000 zł brutto (podwójnego), każda zmarnowana godzina to 30 zł (choć tak naprawdę więcej, bo nie uwzględniamy tu wakacji ani chorobowego) a 10 procent czasu pracy to 500 zł.

Zastanów się, ile roboczogodzin pozwala zaoszczędzić system do elektronicznego zrządzania obiegiem dokumentów. W firmie średniej wielkości będzie to na pewno koszt znacznie przekraczający cenę aplikacji.

Ile kosztują Twoją firmę papierowe dokumenty i ich archiwizacja? Sprawdź!

2. Oszczędność przestrzeni biurowej. Od 30 do 120 zł miesięcznie

Średni koszt wynajęcia 1 m2 powierzchni biurowej w Polsce to około 30-60 zł miesięcznie netto. W 1 m3 możemy umieścić około 20 segregatorów (zakładając, że leżą jeden na drugim, co nie jest zbyt wygodnym rozwiązaniem, jeśli szukamy dokumentów). Papierowe archiwum kosztuje firmę zatem przynajmniej kilkadziesiąt złotych miesięcznie w samym zajmowanym miejscu, nie mówiąc już o koszcie segregatorów i druku papierów.

3. 1000 zł mniej wydanych na odzyskiwanie straconych dokumentów

Według badań PWC średnio 7,5% dokumentów w firmie ginie. Pracownicy tracą czas na ich odszukiwanie (120 $ per dokument) lub na ich odtwarzanie (220$ per dokument). Zakładając, że w Twojej firmie procesuje się 100 dokumentów miesięcznie, to statystycznie zagubi się 7,5. Jeśli nawet założymy, że w Polsce koszt pracy będzie 4 razy niższy niż wartość, którą PWC obliczyło, bazując na stawkach z USA, to i tak, firma traci miesięcznie 7,5 x 30$, czyli około 1000 zł.

4. Kilkaset złotych mniej wydanych na onboarding pracownika

Każdy pracownik, który przychodzi do pracy, musi zostać wdrożony. Jeśli onboarding zostanie przeprowadzony nieefektywnie, pracownik może nawet zrezygnować z pracy. Zakładając, że zarabiałby 5000 zł brutto, koszt takiej rekrutacji może sięgać nawet około 40.000 zł. Sporo prawda?

Elektroniczny system obiegu dokumentów nie zapobiegnie zwolnieniom pracowników ani nie sprawi, że każdy z nich zostanie świetnie wdrożony do pracy. To, co może jednak zmienić, to kwestia tego, jak pracownik będzie postrzegał firmę (brak chaosu, jasne procedury, przejrzystość działań). Dzięki porządkowi w dokumentacji łatwiej go też wdrożyć do pracy. A to przynajmniej kilkaset złotych oszczędności.

Elektroniczne archiwum dokumentów - korzyści dla przedsiębiorcy Elektroniczne archiwum dokumentów – korzyści dla przedsiębiorcy

5. Oszczędności dzięki szybszemu rozliczeniu faktur

Zatory płatnicze to w Polsce prawdziwa zmora. Według danych KRD średni czas oczekiwania na zapłatę wynosi obecnie 3 miesiące i 24 dni, a tylko 12,2% przedsiębiorców deklaruje brak kłopotów z uzyskiwaniem należności.

Nic dziwnego, że coraz więcej firm wprowadza – wzorem firm zachodnich – zniżki i rabaty, jeśli kontrahent ureguluje fakturę przed czasem. Brak opłat w terminie nie jest często wynikiem tego, że firma nie chce lub nie może zapłacić na czas, ale wynika ze zbyt długiego procesowania dokumentów. Według danych firmy G2 czas procesowania faktury w firmie średniej wielkości to około 25 dni. Często to już za długo, by móc skorzystać z ulgi czy rabatu. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur znacznie przyspiesza przepływ dokumentów w firmie, dzięki czemu szybciej trafiają też do działu księgowego.

Przemyśl, czy masz kontrahentów tego typu i ile twoje firma może zyskać, jeśli faktury będą opłacane w terminie.

 

Wszystkie powyższe wyliczenia są szacunkowe i nie każdy punkt ma zastosowanie w każdej firmie. Im większa jest Twoja firma bądź im więcej dokumentów procesujecie, tym oszczędności ze stosowania elektronicznego systemu obiegu dokumentów będą wyższe. Dopasuj nasze przykłady do swoich warunków i uzbrojony w taki oręż idź na spotkanie z zarządem!

Poznaj Obieg Dokumentów SaldeoSMART i nadaj kierunek swoim firmowym dokumentom

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez BrainSHARE IT sp. z o.o. oraz partnerów handlowych BrainSHARE swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia

Email marketing powered by FreshMail