Strona główna Firma 3 sposoby na oszczędności w firmie dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów
3 sposoby na oszczędności w firmie dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów
0

3 sposoby na oszczędności w firmie dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów

371
0

Redukcja kosztów i optymalizacja procesów w firmie to obecnie podstawa przewagi konkurencyjnej. Nie wystarczy oferować dobrego produktu czy usługi. Trzeba jeszcze robić to szybko i stosunkowo tanio. Im zatem niższe koszty prowadzenia działalności, bardziej sprawny zespół pracowników i szybsza reakcja na zapotrzebowanie rynku, tym lepiej może rozwijać się działalność. Jak w optymalizacji kosztów może pomóc elektroniczny obieg dokumentów?

1. Oszczędność czasu

Najważniejszą i najbardziej mierzalną oszczędnością firmową wynikającą z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów jest zdecydowanie oszczędność czasu. Osiąga się ją na kilka sposobów, wśród których są m.in.:

  • skrócenie czasu potrzebnego na wprowadzanie dokumentów do systemu (dzięki technologii OCR i automatycznemu odczytywaniu dokumentów);
  • skrócenie czasu procesowania dokumentów;
  • skrócenie czasu potrzebnego na wyszukanie dokumentów;
  • skrócenie czasu potrzebnego na przygotowywanie zestawień i raportów;
  • zintegrowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów z programem księgowym lub innymi programami ERP funkcjonującymi w firmie;
  • przyspieszenie obsługi klienta (co owocuje większym zadowoleniem kontrahentów i przekłada się na większe możliwości współpracy).

Czas to pieniądz – każda oszczędność czasu przekłada się zatem na redukcję kosztów prowadzenia działalności.

2. Oszczędność kosztów

Każdy papierowy wydruk to koszt zakupu papieru i tonera. Według raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce” w przeciętnej firmie marnuje się około 8,2% papieru, co przekłada się na 50 kartek na pracownika miesięcznie. Taka ilość wydaje się mała, ale już przy 50-osobowej firmie mamy zmarnowanych 5 ryz papieru – a rocznie to ponad 600 zł strat (nie licząc tonera). Do tego dochodzi kwestia miejsca przeznaczonego na przechowywanie dokumentów, które powinny być zawsze „pod ręką”. Mając zaś archiwum online i wdrożony elektroniczny obieg dokumentów zmniejszają się zarówno koszty druku, jak i koszty przechowywania dokumentów.

3. Oszczędność zasobów ludzkich

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pomaga sprawniej zarządzać procesami zachodzącymi w firmie. Uporządkowane, elektroniczne archiwum online pozwalające na szybkie wyszukanie każdego dokumentu, jego podgląd w systemie (bez konieczności sięgania po papierowy wydruk) oraz szybka informacja na temat tego, kto aktualnie pracuje nad dokumentem i na jakim etapie znajduje się każda sprawa, to również redukcja poziomu stresu w miejscu pracy, jaki odczuwa pracownik. Według Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy stres w pracy, który ujawnia się, kiedy wymagania środowiska przekraczają zdolności i kompetencje pracowników, bardzo mocno oddziałuje na ich zdrowie i samopoczucie. Przy stresogennym środowisku podwładni częściej cierpią na dolegliwości psychofizyczne, chorują (czyli opuszczają więcej dni pracy), spada ich efektywność, a do tego rośnie ich rotacja (generująca dodatkowe koszty związane z rekrutacją i wdrażaniem nowych pracowników). Usprawnienie obiegu dokumentów wpływa zatem pośrednio na redukcję kosztów osobowych w firmie – nie tylko dzięki temu, że można zatrudnić mniej osób, ale przede wszystkim poprzez stworzenie bardziej przyjaznego i sprzyjającego efektywności miejsca pracy.

ZOSTAW KOMETARZ

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Dołącz do naszego Biuletynu!

Księgowość, rachunkowość, finanse, przedsiębiorczość. Jeden wszechstronny biuletyn.

Email marketing powered by FreshMail